Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý quan trọng nhất ghi nhận sự ra đời và tư cách pháp nhân của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, không ít trường hợp Công ty TNHH một thành viên gặp phải sự cố làm mất, cháy hoặc hư hỏng loại giấy tờ này. Vậy thủ tục cấp lại vào thời điểm cuối năm 2018 có gì thay đổi? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết dựa trên các quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cấp lại năm 2018

Tại thời điểm tháng 10/2018, các doanh nghiệp cần lưu ý sự thay đổi quan trọng khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, sửa đổi một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Cụ thể, việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 58 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

1. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Để thực hiện thủ tục này, Công ty TNHH một thành viên cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác.
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân: Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.

Trình tự và phương thức thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ linh hoạt:

1. Nộp hồ sơ trực tiếp

Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ và trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.

2. Nộp hồ sơ qua mạng điện tử

Đây là phương thức được khuyến khích nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí. Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Thời hạn giải quyết và lệ phí

Theo quy định tại khoản 1 Điều 58 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty.

Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính (thông thường là 100.000 đồng/lần tại thời điểm năm 2018). Lưu ý, nếu doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua mạng điện tử có thể được miễn lệ phí tùy theo chính sách hỗ trợ tại từng thời điểm.

Một số lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý quy định tại khoản 4 Điều 58 Nghị định 78/2015/NĐ-CP: "Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của các lần trước đó không còn hiệu lực." Điều này nhằm ngăn chặn việc sử dụng song song nhiều bản chính cho các mục đích không minh bạch.

Ngoài ra, nếu thông tin kê khai trong hồ sơ cấp lại bị phát hiện là không trung thực hoặc không chính xác, doanh nghiệp sẽ bị xử lý vi phạm hành chính và buộc phải làm lại hồ sơ theo đúng thực tế theo tinh thần sửa đổi của Nghị định 108/2018/NĐ-CP.