Việc thay đổi thông tin đăng ký thuế là một thủ tục hành chính bắt buộc khi doanh nghiệp có sự biến động về các nội dung đã đăng ký. Tại thời điểm đầu năm 2019, quy trình này được thực hiện dựa trên cơ chế liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy vào nội dung thay đổi mà doanh nghiệp cần xác định đúng nơi nộp hồ sơ để tránh mất thời gian.

1. Các trường hợp phải thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế

Theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC và Nghị định 78/2015/NĐ-CP, thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế của công ty cổ phần được chia thành hai nhóm chính:

1.1 Thay đổi thông tin không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Đây là trường hợp phổ biến nhất, bao gồm các thay đổi như: thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi vốn điều lệ, hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh (không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp).

Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sẽ tự động truyền dữ liệu sang hệ thống của Tổng cục Thuế để cập nhật thông tin đăng ký thuế.

1.2 Thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý (Thủ tục chốt thuế)

Đây là trường hợp phức tạp hơn, xảy ra khi công ty cổ phần chuyển trụ sở chính sang tỉnh/thành phố khác hoặc chuyển sang quận/huyện khác mà dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Theo Điều 12 Thông tư 95/2016/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Thực hiện các nghĩa vụ thuế và nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại cơ quan thuế nơi đi (thủ tục chốt thuế).
• Bước 2: Sau khi có kết quả từ cơ quan thuế, doanh nghiệp mới thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

2. Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế chi tiết

2.1 Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Đối với các thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp đồng thời là thông tin đăng ký thuế, hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi.
• Danh sách cổ đông sáng lập (nếu có thay đổi).
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).

2.2 Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế (Trường hợp chuyển địa điểm)

Tại cơ quan thuế nơi đi, doanh nghiệp nộp hồ sơ gồm:

Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tình trạng nghĩa vụ thuế, quyết toán thuế (nếu cần) và ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (Mẫu số 09-MST) trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

3. Những lưu ý quan trọng về hóa đơn và con dấu năm 2019

Khi thay đổi thông tin đăng ký thuế, đặc biệt là thay đổi tên hoặc địa chỉ, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề thực tế sau:

3.1 Xử lý hóa đơn GTGT

Theo quy định về hóa đơn tại thời điểm năm 2019, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ nhưng vẫn muốn sử dụng tiếp hóa đơn đã đặt in thì phải đóng dấu tên, địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý (Mẫu TB04/AC).

3.2 Con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014

Tại thời điểm năm 2019, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. Kết luận

Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế công ty cổ phần năm 2019 đòi hỏi sự chính xác trong việc chuẩn bị hồ sơ và tuân thủ thời gian quy định. Việc chậm trễ thông báo có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và gây gián đoạn hoạt động xuất hóa đơn của doanh nghiệp. Do đó, các kế toán trưởng và người quản lý cần nắm vững quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 để thực hiện đúng và đủ.