Trong hoạt động vận hành của Công ty TNHH Một thành viên, việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc sử dụng sản phẩm tự sản xuất để phục vụ quy trình kinh doanh là diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc xác định khi nào cần xuất hóa đơn và khi nào chỉ cần phiếu xuất kho. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định mới nhất theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Thế nào là hàng hóa luân chuyển nội bộ?

Theo quy định pháp luật về thuế và kế toán, hàng hóa luân chuyển nội bộ được hiểu là hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất trong cùng một cơ sở sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ do cơ sở kinh doanh cung ứng để phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chính đơn vị đó.

Điểm khác biệt cốt lõi là hàng hóa này không làm thay đổi quyền sở hữu và không tạo ra doanh thu bên ngoài, mà chỉ là sự dịch chuyển trong phạm vi quản lý của doanh nghiệp.

2. Quy định về lập hóa đơn đối với hàng luân chuyển nội bộ

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn được phân chia thành hai trường hợp cụ thể:

Trường hợp không phải lập hóa đơn

Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn và không phải nộp thuế GTGT đối với:

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở.
• Hàng hóa điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong cùng một doanh nghiệp (trừ trường hợp doanh nghiệp lựa chọn xuất hóa đơn để kê khai thuế riêng).

Trong trường hợp này, doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử để làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên đường và hạch toán kế toán.

Trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn

Ngược lại, doanh nghiệp phải lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất để tiêu dùng nội bộ mà không phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất quạt điện xuất quạt để biếu tặng nhân viên hoặc sử dụng tại bộ phận không liên quan đến sản xuất kinh doanh mà không có quy định khống chế.

"Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thì phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT theo quy định."

3. Những lưu ý quan trọng cho Công ty TNHH Một thành viên

Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng quy chế nội bộ: Đối với các lĩnh vực đặc thù như vận tải, bưu chính, viễn thông... cần có văn bản quy định rõ đối tượng và mức khống chế hàng hóa dịch vụ sử dụng nội bộ.
• Chứng từ đi đường: Luôn đảm bảo hàng hóa khi vận chuyển trên đường phải có Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế (nếu thuộc trường hợp phải có mã).
• Hạch toán đúng bản chất: Cần phân biệt rõ giữa 'luân chuyển' (tiếp tục sản xuất) và 'tiêu dùng' (kết thúc quá trình sản xuất) để áp dụng đúng chính sách thuế.

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý kho bãi và chi phí thuế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.