Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như thay đổi chiến lược kinh doanh, sửa chữa trụ sở hay gặp khó khăn về tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn tạm dừng hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Đối với loại hình công ty TNHH một thành viên, việc tạm ngừng kinh doanh chi nhánh cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự, thủ tục quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

1. Căn cứ pháp lý và thời hạn thông báo

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh cho cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh.

Đặc biệt, từ ngày 10/10/2018, khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực, các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp đã có một số điều chỉnh nhằm đơn giản hóa quy trình. Tuy nhiên, mẫu thông báo vẫn phải đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

2. Mẫu Thông báo tạm ngừng kinh doanh chi nhánh

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng để gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở:

(Tên doanh nghiệp) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …………..	……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO
Về việc tạm ngừng kinh doanh của chi nhánh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Đăng ký tạm ngừng hoạt động từ ngày … tháng … năm … cho đến ngày … tháng … năm … đối với chi nhánh sau:

Tên chi nhánh (ghi bằng chữ in hoa): .......................................................................................

Mã số/Mã số thuế của chi nhánh: .....................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (trường hợp không có mã số chi nhánh): ...........................................................................................................................................................

Lý do tạm ngừng: ...........................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết về tính chính xác, trung thực và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - Quyết định của chủ sở hữu; - Bản sao biên bản họp (nếu có).

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

3. Hồ sơ kèm theo thông báo

Ngoài thông báo nêu trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau để hoàn thiện hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh:

• Quyết định của chủ sở hữu công ty: Đối với công ty TNHH một thành viên, cần có quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu về việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh.
• Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân: Của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

4. Những lưu ý quan trọng về thuế và nghĩa vụ tài chính

Việc tạm ngừng kinh doanh chi nhánh không chỉ dừng lại ở thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh mà còn liên quan mật thiết đến nghĩa vụ thuế. Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC:

• Lệ phí môn bài: Nếu chi nhánh tạm ngừng kinh doanh trọn năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12) thì không phải nộp lệ phí môn bài của năm đó. Nếu tạm ngừng không trọn năm thì vẫn phải nộp lệ phí môn bài cả năm.
• Báo cáo thuế: Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, chi nhánh không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp tạm ngừng không trọn kỳ tính thuế tháng/quý/năm.
• Nghĩa vụ nợ: Doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán các khoản nợ, tiền lương, bảo hiểm xã hội và các nghĩa vụ khác của chi nhánh trong thời gian tạm ngừng, trừ khi có thỏa thuận khác với chủ nợ và người lao động.

Việc nắm vững các quy định pháp luật về tạm ngừng kinh doanh chi nhánh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính không đáng có trong quá trình tái cấu trúc hoạt động sản xuất kinh doanh.