Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần tạm thời dừng hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Việc nắm vững quy định về tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng trình tự pháp lý mà còn tránh được những rủi ro xử phạt hành chính không đáng có.

Chuyên gia tư vấn về thủ tục tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng (Thời điểm tháng 12/2018)

Tại thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và đơn vị phụ thuộc được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính.

Quy định về thời hạn thông báo tạm ngừng hoạt động

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014 và hướng dẫn tại Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đã đăng ký ít nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng hoạt động.

Hồ sơ pháp lý cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi nộp cơ quan chức năng (ảnh minh họa)

Hồ sơ và trình tự thực hiện

Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo về việc tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện (theo mẫu quy định);
2. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), của Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên), của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần)... về việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ và trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy xác nhận về việc văn phòng đại diện đã đăng ký tạm ngừng hoạt động.

Mẫu Thông báo tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến theo quy định tại thời điểm năm 2018:

(Tên doanh nghiệp) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO
Về việc tạm ngừng kinh doanh của văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Đăng ký tạm ngừng hoạt động từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm … đối với văn phòng đại diện sau:

Tên văn phòng đại diện (ghi bằng chữ in hoa): ...........................................................................

Mã số/Mã số thuế của văn phòng đại diện: .................................................................................

Lý do tạm ngừng: ...................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết về tính chính xác, trung thực và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - Quyết định của doanh nghiệp; - Biên bản họp liên quan.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Một số lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời hạn tạm ngừng hoạt động ghi trong thông báo không được quá 01 năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạm ngừng thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng hoạt động liên tiếp không được quá 02 năm.

Trong thời gian tạm ngừng, văn phòng đại diện phải nộp đủ số thuế còn nợ; tiếp tục thanh toán các khoản nợ, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.