Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do chiến lược hoặc thay đổi định hướng, doanh nghiệp có thể cần phải đóng cửa các đơn vị phụ thuộc. Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của công ty TNHH hai thành viên trở lên không chỉ đơn thuần là dừng làm việc mà còn là một quy trình pháp lý chặt chẽ nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan, từ cơ quan thuế đến người lao động.

Quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước pháp lý (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, mọi hoạt động liên quan đến việc giải thể hoặc chấm dứt đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp đều được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật chủ chốt sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, văn phòng đại diện có thể chấm dứt hoạt động trong hai trường hợp chính:

1. Theo quyết định của doanh nghiệp: Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên họp và ra quyết định chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc.
2. Theo quyết định của cơ quan nhà nước: Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động nếu ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo hoặc các vi phạm pháp luật khác.

Quy trình thực hiện chi tiết

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Đây là bước quan trọng nhất và thường mất nhiều thời gian nhất. Trước khi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ quyết toán thuế, thanh toán mọi khoản nợ thuế và nhận Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu 12-MST).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Sau khi đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu quy định);
• Quyết định của Hội đồng thành viên về việc chấm dứt hoạt động;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên;
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán (bao gồm cả nợ thuế và bảo hiểm xã hội);
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (bản gốc);
• Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).

Hồ sơ chấm dứt hoạt động phải đầy đủ và chính xác theo quy định (ảnh minh họa)

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng điện tử.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện chuyển tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện sang "Chấm dứt hoạt động" trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Cần lưu ý rằng, việc đóng cửa văn phòng đại diện không đồng nghĩa với việc rũ bỏ mọi trách nhiệm. Theo quy định:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Kết luận

Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện công ty TNHH hai thành viên năm 2018 đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và các cơ quan chức năng. Việc nắm vững quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014 sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có sau này.