Sự khác biệt cốt lõi giữa cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao

Trong đời sống hành chính, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn giữa việc xin cấp bản sao từ sổ gốc và đi chứng thực bản sao từ bản chính. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và những cập nhật mới nhất tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP, đây là hai quy trình hoàn toàn khác biệt về bản chất và cơ quan thực hiện.

Cấp bản sao từ sổ gốc là gì?

Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào dữ liệu lưu trữ để cấp bản sao. Bản sao này có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Ví dụ điển hình nhất là việc xin cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ bộ hộ tịch tại UBND cấp xã hoặc Sở Tư pháp.

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: "Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc."

Chứng thực bản sao từ bản chính có gì khác?

Khác với cấp từ sổ gốc, chứng thực bản sao là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính hiện hữu để xác nhận bản sao là đúng với bản chính đó. Người yêu cầu chỉ cần xuất trình bản chính hợp lệ mà không cần tìm đến cơ quan lưu trữ gốc.

Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc mới nhất năm 2026

Theo Quyết định 3152/QĐ-BTP, quy trình thực hiện đã được tối giản hóa đáng kể, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ số.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Người dân cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy tờ tùy thân: Căn cước điện tử, Thẻ căn cước hoặc Hộ chiếu còn giá trị.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu yêu cầu cho người thân): Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu điện tử hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp.

Lưu ý đặc biệt: Nếu thông tin đã được tích hợp trên ứng dụng VNeID, cơ quan thực hiện không được yêu cầu người dân xuất trình bản giấy.

Các bước thực hiện nhanh chóng

Hiện nay, bạn có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau:

1. Nộp trực tiếp: Tại cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc.
2. Qua bưu chính: Gửi hồ sơ kèm phong bì dán tem sẵn địa chỉ nhận kết quả.
3. Dịch vụ công trực tuyến: Thực hiện qua cổng dịch vụ công quốc gia hoặc của tỉnh/thành phố. Đây là phương thức được khuyến khích nhất năm 2026.

Thời hạn giải quyết và trả kết quả

Cơ quan có thẩm quyền phải giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Trường hợp hồ sơ gửi sau 15 giờ, kết quả sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu sổ gốc không còn lưu trữ hoặc không có thông tin, cơ quan phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các giao dịch pháp lý quan trọng.