Doanh nhân thực hiện ký kết hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh (ảnh minh họa)

Trong quá trình hoạt động, vì lý do chiến lược thương hiệu hoặc thay đổi định hướng kinh doanh, nhiều doanh nghiệp tư nhân có nhu cầu thay đổi tên gọi. Tuy nhiên, việc thay đổi tên không chỉ đơn thuần là thay đổi bảng hiệu mà còn kéo theo hàng loạt thủ tục pháp lý tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ tháng 10/2018, một số quy định về đăng ký doanh nghiệp đã có những điều chỉnh đáng chú ý.

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp cần lưu ý các văn bản quy phạm pháp luật sau đây khi thực hiện thay đổi tên:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

2. Quy định về đặt tên doanh nghiệp tư nhân mới

Theo quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2014, tên tiếng Việt của doanh nghiệp tư nhân phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp và Tên riêng. Cụ thể:

• Loại hình doanh nghiệp: Được viết là "Doanh nghiệp tư nhân", "DNTN" hoặc "Doanh nghiệp TN".
• Tên riêng: Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Chủ doanh nghiệp cần lưu ý không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc, trừ những doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố phá sản.

Việc đóng dấu hồ sơ cần được thực hiện cẩn thận sau khi thay đổi tên (ảnh minh họa)

3. Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân

Căn cứ Điều 41 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật (nếu người nộp hồ sơ không phải là chủ doanh nghiệp).
3. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có).

4. Trình tự thực hiện thủ tục

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

5. Mẫu thông báo thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến tại thời điểm năm 2018:

(TÊN DOANH NGHIỆP CŨ) Số: ………/2018/TB-DNTN	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------
	……, ngày…… tháng…… năm 2018

THÔNG BÁO
Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Ngày cấp: ……/ …… / …….. Nơi cấp: .................................................................................

Doanh nghiệp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI TÊN DOANH NGHIỆP

Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng Việt sau khi thay đổi: ............................................................

Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài sau khi thay đổi (nếu có): ...................................

Tên doanh nghiệp viết tắt sau khi thay đổi (nếu có): .................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

CHỦ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (Ký và ghi rõ họ tên)

6. Những việc cần làm ngay sau khi đổi tên

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, chủ doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện ngay các công việc sau để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn:

• Khắc lại con dấu: Do tên doanh nghiệp thay đổi nên con dấu cũ không còn giá trị pháp lý. Doanh nghiệp phải khắc dấu mới và thực hiện thông báo mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.
• Thay đổi hóa đơn: Liên hệ cơ quan thuế để làm thủ tục thay đổi thông tin trên hóa đơn hoặc hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới.
• Thông báo cho các bên liên quan: Gửi thông báo thay đổi tên cho ngân hàng, các đối tác, khách hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu có giấy phép con).
• Cập nhật biển hiệu: Thay đổi biển hiệu tại trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Việc tuân thủ đúng trình tự pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín mà còn tránh được những rủi ro pháp lý đáng tiếc trong quá trình vận hành sau này.