Trong bối cảnh thị trường tài chính không ngừng biến động, việc mở rộng hoặc tối ưu hóa mạng lưới hoạt động thông qua thay đổi địa điểm chi nhánh, phòng giao dịch là nhu cầu tất yếu của các tổ chức tài chính vi mô. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và an toàn hệ thống, Ngân hàng Nhà nước đã ban hành những quy định rất cụ thể về điều kiện và trình tự thực hiện thủ tục này.

1. Điều kiện tiên quyết để thay đổi địa điểm hoạt động

Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 19/2025/TT-NHNN, tổ chức tài chính vi mô khi thực hiện thay đổi địa điểm đặt trụ sở chi nhánh, phòng giao dịch phải đáp ứng các điều kiện khắt khe sau:

• Phạm vi địa bàn: Chỉ được thay đổi trong phạm vi địa bàn hoạt động đã được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 7 Thông tư 19/2025/TT-NHNN.
• Hạn chế chuyển vùng: Tuyệt đối không được chuyển địa điểm từ vùng nông thôn đến khu vực không phải vùng nông thôn (trừ trường hợp thay đổi địa giới hành chính).
• Tiêu chuẩn trụ sở: Địa điểm mới phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quyền sở hữu/sử dụng hợp pháp, an toàn kho quỹ và thuận tiện cho khách hàng giao dịch.

"Việc xác định địa điểm của chi nhánh, phòng giao dịch thuộc vùng nông thôn căn cứ vào khu vực địa giới đơn vị hành chính tại thời điểm đề nghị thay đổi địa điểm và tại thời điểm chấp thuận."

2. Thành phần hồ sơ đề nghị thay đổi địa điểm năm 2026

Căn cứ Quyết định 83/QĐ-NHNN, tổ chức tài chính vi mô cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

1. Văn bản đề nghị chấp thuận: Phải nêu rõ địa điểm hiện tại, địa điểm dự kiến chuyển đến, lý do cụ thể và đặc biệt là kế hoạch chuyển trụ sở để đảm bảo tính liên tục, không làm gián đoạn dịch vụ cho khách hàng.
2. Văn bản phê duyệt nội bộ: Nghị quyết hoặc Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa điểm.
3. Tài liệu chứng minh quyền sử dụng: Các hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tại địa điểm mới.

3. Trình tự và thủ tục thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước

Quy trình thực hiện được tối ưu hóa thông qua các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Tổ chức tài chính vi mô nộp hồ sơ đến Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực nơi đặt trụ sở. Có thể lựa chọn nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ
Trong vòng 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung. Tổ chức có tối đa 30 ngày để hoàn thiện hồ sơ.

Bước 3: Thẩm định và Chấp thuận
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (theo quy định mới nhất tại khoản 4 Điều 20 Thông tư 19/2025/TT-NHNN), Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực sẽ ra văn bản chấp thuận hoặc từ chối (có nêu rõ lý do).

4. Những lưu ý quan trọng sau khi được chấp thuận

Sau khi nhận được văn bản chấp thuận, tổ chức tài chính vi mô cần lưu ý các mốc thời gian sau:

• Báo cáo ngày hoạt động: Phải có văn bản báo cáo về ngày dự kiến hoạt động tại địa điểm mới chậm nhất 20 ngày trước ngày khai trương.
• Thời hạn hiệu lực: Trong vòng 12 tháng kể từ ngày được chấp thuận, chi nhánh/phòng giao dịch phải chính thức đi vào hoạt động tại địa điểm mới. Nếu quá thời hạn này, văn bản chấp thuận sẽ đương nhiên hết hiệu lực.
• Công bố thông tin: Thực hiện niêm yết công khai tại địa điểm cũ và địa điểm mới về việc thay đổi để khách hàng nắm bắt thông tin.

Việc tuân thủ đúng trình tự pháp lý không chỉ giúp tổ chức tài chính vi mô tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính mà còn khẳng định uy tín và sự chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý mạng lưới.