Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc thay đổi kế hoạch vận chuyển dẫn đến thay đổi cảng xếp hàng hoặc cửa khẩu xuất là tình huống thường gặp. Tuy nhiên, nếu không nắm vững quy trình nghiệp vụ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng hàng hóa bị đình trệ, gây phát sinh chi phí lưu kho bãi không đáng có. Đặc biệt, trong bối cảnh các quy định mới tại Thông tư 39/2018/TT-BTC đang được áp dụng nghiêm ngặt vào cuối năm 2019, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các bước thực hiện khi hàng hóa chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan.

Căn cứ pháp lý quan trọng doanh nghiệp cần biết

Thủ tục thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi hai văn bản quy phạm pháp luật trọng tâm:

• Thông tư 38/2015/TT-BTC: Quy định nền tảng về thủ tục hải quan và giám sát hàng hóa.
• Thông tư 39/2018/TT-BTC: Văn bản sửa đổi, bổ sung quan trọng, trong đó khoản 35 Điều 1 đã bổ sung Điều 52a quy định chi tiết về việc thay đổi cảng xếp hàng.

Điều kiện để thực hiện thông báo thay đổi

Doanh nghiệp chỉ thực hiện thủ tục này khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

1. Hàng hóa xuất khẩu đã được khai tờ khai hải quan.
2. Hàng hóa chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất đã khai báo trên tờ khai.
3. Có sự thay đổi về địa điểm giám sát hải quan hoặc phương tiện vận chuyển dẫn đến thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất.

Quy trình 3 bước xử lý nghiệp vụ chuẩn xác

Bước 1: Gửi văn bản thông báo

Người khai hải quan phải gửi văn bản thông báo thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất cho Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai. Nội dung thông báo cần thể hiện rõ số tờ khai, thông tin cảng xếp hàng cũ và mới, lý do thay đổi.

"Trường hợp hàng hóa xuất khẩu chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất, nếu người khai hải quan thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất thì gửi văn bản thông báo cho Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai..." (Trích điểm a khoản 1 Điều 52a Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi tại khoản 35 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC).

Bước 2: Cơ quan hải quan tiếp nhận và xử lý

Sau khi nhận được văn bản, công chức hải quan sẽ kiểm tra tình trạng của tờ khai trên hệ thống. Nếu xác nhận hàng chưa vào khu vực giám sát, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai sẽ thực hiện cập nhật thông tin thay đổi trên hệ thống và phản hồi cho doanh nghiệp.

Bước 3: Khai bổ sung tờ khai hải quan

Đây là bước cực kỳ quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ quên. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp văn bản thông báo, doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung thông tin tờ khai hải quan theo đúng quy định về khai bổ sung sau thông quan.

Lời khuyên cho doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên

Đối với các công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý chứng từ cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kho vận và bộ phận kế toán/khai báo hải quan. Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với đại lý vận chuyển để cập nhật lịch tàu sớm nhất, tránh việc phải thay đổi cảng sát giờ tàu chạy, dẫn đến những rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.

Việc tuân thủ đúng quy trình tại Thông tư 39/2018/TT-BTC không chỉ giúp thông quan nhanh chóng mà còn xây dựng uy tín của doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý nhà nước.