Thành lập công ty cổ phần là một bước ngoặt lớn trong hành trình kinh doanh của các nhà đầu tư. Tuy nhiên, khác với các loại hình doanh nghiệp khác, công ty cổ phần có cấu trúc quản trị phức tạp và các quy định khắt khe về vốn, cổ đông. Tại thời điểm năm 2019, mọi hoạt động đăng ký và vận hành doanh nghiệp đều phải soi chiếu dưới lăng kính của Luật Doanh nghiệp 2014. Dưới đây là 5 lưu ý mang tính quyết định mà bất kỳ ai cũng cần nắm vững trước khi đặt bút ký hồ sơ thành lập.

1. Nhận diện đối tượng bị cấm thành lập và quản lý công ty cổ phần

Không phải ai cũng có quyền đứng tên thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2014, các đối tượng sau đây tuyệt đối không được phép:

• Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam.
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; người bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù.

Việc vi phạm quy định này không chỉ dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối mà còn có thể bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu cơ quan chức năng phát hiện sau khi đã cấp phép.

2. Nghệ thuật đặt tên và những điều cấm kỵ trong đăng ký doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp là thương hiệu, là bộ mặt của công ty. Tuy nhiên, việc đặt tên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc tại Điều 38, Điều 39 và Điều 41 của luật hiện hành.

Tên tiếng Việt phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp ("Công ty cổ phần" hoặc "Công ty CP") và Tên riêng. Nhà đầu tư cần đặc biệt lưu ý:

• Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn: Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại. Bạn cần tra cứu kỹ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Cấm sử dụng từ ngữ vi phạm truyền thống: Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang hoặc các từ ngữ vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục.

3. Trụ sở chính: Địa chỉ liên lạc và những ràng buộc thực tế

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014, trụ sở chính phải là địa điểm liên lạc thực tế trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định rõ ràng từ số nhà đến đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh.

Lưu ý đặc biệt: Tuyệt đối không đặt trụ sở chính tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể có mục đích để ở (theo quy định của Luật Nhà ở). Nếu địa chỉ là tòa nhà hỗn hợp, doanh nghiệp phải cung cấp được tài liệu chứng minh phần diện tích đó có chức năng làm văn phòng.

4. Cách ghi mã ngành, nghề kinh doanh theo chuẩn mới nhất 2019

Năm 2019, việc ghi ngành nghề kinh doanh phải tuân thủ Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg. Doanh nghiệp cần chọn mã ngành cấp 4 để ghi vào hồ sơ.

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp không chỉ cần đăng ký mã ngành mà còn phải đảm bảo các điều kiện về chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định hoặc giấy phép con trước khi chính thức hoạt động. Việc ghi sai mã ngành hoặc không chi tiết hóa các ngành nghề đặc thù sẽ gây khó khăn cho việc xuất hóa đơn và quyết toán thuế sau này.

5. Người đại diện theo pháp luật: Quyền lực đi kèm trách nhiệm pháp lý

Một trong những điểm tiến bộ của Luật Doanh nghiệp 2014 là cho phép công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Quy định này tại Điều 13 giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong điều hành.

"Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật."

Nếu Điều lệ công ty không quy định khác, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ mặc nhiên là người đại diện. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên quy định rõ chức danh và phạm vi quyền hạn của từng người đại diện trong Điều lệ để tránh chồng chéo hoặc lạm quyền.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng 5 yếu tố trên sẽ giúp quá trình thành lập công ty cổ phần diễn ra hanh thông, tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.