Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược kinh doanh, các công ty cổ phần có thể cần tạm thời đóng cửa một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, việc này không thể thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đăng ký doanh nghiệp. Tại thời điểm năm 2018, các quy định này được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý và điều kiện tạm ngừng hoạt động

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng cho Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Đối với địa điểm kinh doanh, quy trình này được cụ thể hóa tại Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Cụ thể, khi tạm ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi địa điểm kinh doanh đã đăng ký.

Hồ sơ tạm ngừng địa điểm kinh doanh năm 2018

Để thực hiện thủ tục này một cách chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc tạm ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh: Sử dụng mẫu Phụ lục II-21 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Quyết định của Hội đồng quản trị: Đối với công ty cổ phần, việc tạm ngừng địa điểm kinh doanh phải được thông qua bởi Hội đồng quản trị.
• Bản sao biên bản họp: Ghi nhận ý kiến và quyết định của Hội đồng quản trị về việc tạm ngừng.
• Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Mẫu thông báo tạm ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-21)

Dưới đây là nội dung mẫu thông báo chuẩn mà doanh nghiệp cần kê khai:

(Tên doanh nghiệp) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …………..	……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO
Về việc tạm ngừng kinh doanh của địa điểm kinh doanh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ........................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .....................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp): ....................

Đăng ký tạm ngừng hoạt động từ ngày …/…/… cho đến ngày …/…/… đối với địa điểm kinh doanh sau:

Tên địa điểm kinh doanh: ............................................................................................................

Mã số/Mã số thuế của địa điểm kinh doanh: ...................................................................................

Lý do tạm ngừng: ..........................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết về tính chính xác, trung thực và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - Quyết định của HĐQT; - Biên bản họp HĐQT; - Giấy ủy quyền (nếu có).

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên và đóng dấu)

Quy trình thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

1. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Tiếp nhận hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận hồ sơ cho doanh nghiệp sau khi tiếp nhận.
3. Xử lý hồ sơ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy xác nhận về việc địa điểm kinh doanh đăng ký tạm ngừng hoạt động.

Lưu ý quan trọng: Thời hạn tạm ngừng kinh doanh ghi trong thông báo không được quá một năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.

Việc tuân thủ đúng quy định về thông báo tạm ngừng địa điểm kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhà nước về doanh nghiệp tại thời điểm năm 2018.