Trong quản trị doanh nghiệp, việc thiết lập một hành lang pháp lý nội bộ rõ ràng không chỉ giúp duy trì trật tự mà còn là cơ sở để xử lý các vi phạm kỷ luật. Một trong những công cụ quan trọng nhất chính là Nội quy lao động. Tuy nhiên, một câu hỏi thường trực đối với các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ, là: "Quy mô bao nhiêu nhân sự thì bắt buộc phải lập nội quy bằng văn bản?"

Nội quy lao động là nền tảng để duy trì kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Quy định về số lượng lao động bắt buộc phải có nội quy bằng văn bản

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2012, trách nhiệm ban hành nội quy được xác định như sau:

"1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản."

Như vậy, mốc 10 lao động chính là ranh giới pháp lý quan trọng. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng từ 10 nhân sự trở lên, việc ban hành nội quy bằng văn bản là nghĩa vụ bắt buộc. Đối với các đơn vị sử dụng dưới 10 lao động, pháp luật không bắt buộc phải lập thành văn bản nhưng vẫn khuyến khích thực hiện để tối ưu hóa công tác quản lý.

2. Những nội dung cốt lõi không thể thiếu trong nội quy lao động

Không chỉ dừng lại ở việc ban hành, nội dung của bản nội quy còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Lao động 2012, một bản nội quy chuẩn chỉnh cần bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: Quy định rõ giờ bắt đầu, giờ kết thúc, thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ tết...
• Trật tự tại nơi làm việc: Phạm vi làm việc, quy tắc ứng xử, trang phục và các yêu cầu về văn hóa công sở.
• An toàn và vệ sinh lao động: Các biện pháp phòng ngừa tai nạn, quy định về trang thiết bị bảo hộ và giữ gìn vệ sinh chung.
• Bảo vệ tài sản và bí mật: Quy định về việc bảo mật thông tin kinh doanh, công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.
• Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Liệt kê cụ thể các hành vi vi phạm, hình thức xử lý kỷ luật tương ứng và mức bồi thường thiệt hại nếu có.

3. Quy trình đăng ký nội quy lao động theo quy định mới nhất năm 2020

Sau khi soạn thảo và ban hành, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo tính hiệu lực pháp lý cao nhất.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2012, bộ hồ sơ bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
2. Các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
3. Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở).
4. Bản nội quy lao động đã ban hành.

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký nội quy tại cơ quan lao động cấp tỉnh (ảnh minh họa)

Trình tự thực hiện

Quy trình này được hướng dẫn chi tiết tại Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 148/2018/NĐ-CP):

• Bước 1: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Cơ quan tiếp nhận sẽ xác nhận ngày nhận hồ sơ.
• Bước 3: Trong 07 ngày làm việc, nếu nội quy có nội dung trái luật, cơ quan chức năng sẽ thông báo yêu cầu sửa đổi.
• Bước 4: Nội quy chính thức có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Việc không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên không chỉ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi muốn xử lý kỷ luật sa thải hay kéo dài thời hạn nâng lương mà còn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Do đó, các đơn vị cần chủ động rà soát số lượng nhân sự thực tế và hoàn thiện hệ thống nội quy để bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Lưu ý: Các quy định trên được áp dụng dựa trên bối cảnh pháp luật có hiệu lực tại thời điểm tháng 03/2020.