Hợp đồng lao động được xem là văn bản pháp lý nền tảng xác lập quyền, nghĩa vụ và sự ràng buộc chặt chẽ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Tuy nhiên trên thực tế, không ít doanh nghiệp vì chủ quan, thiếu cập nhật chính sách hoặc vì muốn tối ưu chi phí đã mắc phải những sai phạm nghiêm trọng ngay từ khâu ký kết cho đến quá trình thực thi cam kết lao động. Các sai phạm phổ biến như giữ văn bằng gốc, tự ý điều chuyển địa điểm công tác trái thỏa thuận, hay chậm nhận lại nhân sự sau thời hạn tạm hoãn... không chỉ làm xói mòn lòng tin nội bộ mà còn kéo theo những chế tài xử phạt hành chính vô cùng nặng nề theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Những chiếc "bẫy" pháp lý thường gặp khi giao kết hợp đồng lao động

Giai đoạn giao kết hợp đồng là bước khởi đầu thiết lập mối quan hệ lao động, nhưng đây cũng là thời điểm doanh nghiệp dễ mắc vi phạm nhất do áp dụng các biểu mẫu rập khuôn hoặc thỏa thuận bằng miệng trái với quy chuẩn pháp lý. Căn cứ quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP và Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động cần đặc biệt thận trọng với hai nhóm sai phạm trọng điểm sau:

Sai phạm về hình thức, phân loại và nội dung hợp đồng

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nghiêm khắc nếu thực hiện các hành vi vi phạm bao gồm:

• Không ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản đối với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên;
• Không giao kết hợp đồng bằng văn bản với người được ủy quyền đại diện cho nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên làm công việc mùa vụ, công việc nhất định dưới 12 tháng theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019;
• Giao kết không đúng loại hợp đồng lao động (chẳng hạn ký hợp đồng khoán việc, hợp đồng cộng tác viên để né tránh việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với công việc có tính chất làm công ăn lương);
• Giao kết hợp đồng lao động thiếu các điều khoản cốt lõi như mô tả công việc, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, mức lương, phụ cấp lương và chế độ bảo hiểm theo quy định.

Khung tiền phạt được tính lũy tiến dựa trên quy mô số lượng người lao động bị vi phạm:

• Từ 02 - 05 triệu đồng: Khi vi phạm đối với từ 01 đến 10 người lao động;
• Từ 05 - 10 triệu đồng: Khi vi phạm đối với từ 11 đến 50 người lao động;
• Từ 10 - 15 triệu đồng: Khi vi phạm đối với từ 51 đến 100 người lao động;
• Từ 15 - 20 triệu đồng: Khi vi phạm đối với từ 101 đến 300 người lao động;
• Từ 20 - 25 triệu đồng: Khi vi phạm đối với từ 301 người lao động trở lên.

Bên cạnh hình thức phạt tiền, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc là phải ký kết lại hợp đồng bằng văn bản hoặc giao kết đúng loại hợp đồng luật định cho người lao động.

Vi phạm nghiêm trọng về giữ giấy tờ, thu tiền bảo đảm và tuyển dụng lao động chưa thành niên

Để ràng buộc nhân viên không tự ý bỏ việc, nhiều đơn vị vẫn duy trì tập quán sai trái là yêu cầu giữ bằng cấp gốc, chứng minh nhân dân/CCCD hoặc bắt nộp một khoản tiền cọc thế chân. Hành vi này bị pháp luật nghiêm cấm và xử phạt thẳng tay:

• Phạt tiền từ 20 - 25 triệu đồng đối với hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động. Đơn vị vi phạm buộc phải hoàn trả nguyên vẹn mọi giấy tờ, bằng cấp đã thu giữ;
• Phạt tiền từ 20 - 25 triệu đồng đối với hành vi buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác. Doanh nghiệp vi phạm buộc phải hoàn trả toàn bộ số tiền hoặc tài sản đã giữ, cộng thêm khoản tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt;
• Phạt tiền từ 20 - 25 triệu đồng nếu giao kết hợp đồng với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của đối tượng đó.

2. Mức phạt đối với các vi phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động

Quá trình vận hành sản xuất kinh doanh luôn có những biến động, khiến nhiều người sử dụng lao động tự ý thay đổi điều kiện lao động, điều chuyển nhân sự mà không tuân theo trình tự luật định. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết mức chế tài xử phạt đối với các vi phạm về thực hiện hợp đồng lao động căn cứ theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP:

3. Tình huống thực tế và bài học đắt giá cho công tác quản trị nhân sự

Để hiểu rõ hơn tác động của các quy định trên, hãy cùng xem xét một tình huống giả định phổ biến: Doanh nghiệp A tại khu công nghiệp do thay đổi cơ cấu sản xuất đã tự ý ra quyết định luân chuyển một nhân viên văn phòng sang làm việc tại xưởng kho ở tỉnh khác cách hơn 50km mà không có sự đồng ý của nhân viên này, đồng thời dọa sa thải nếu không tuân thủ.

Căn cứ theo quy định của pháp luật lao động, Doanh nghiệp A đã phạm phải hành vi:

1. Bố trí người lao động làm việc ở địa điểm khác với hợp đồng đã ký kết, bị xử phạt từ 03 đến 07 triệu đồng và buộc phải bố trí lại địa điểm làm việc đã thỏa thuận;
2. Hành vi dọa sa thải để ép buộc người lao động chấp hành lệnh điều chuyển trái luật có thể bị xem xét ở mức độ cưỡng bức lao động, đối diện mức phạt từ 50 đến 75 triệu đồng.

Thực tiễn này cảnh báo các cấp quản lý và phòng Nhân sự rằng mọi quyết định điều động nhân sự ngoài phạm vi hợp đồng đều phải xuất phát từ sự thỏa thuận tự nguyện và phải được ghi nhận bằng Phụ lục hợp đồng lao động hợp lệ.

4. Khuyến nghị giải pháp phòng ngừa rủi ro cho doanh nghiệp

Nhằm hạn chế tối đa nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính cũng như giữ vững sự ổn định nội bộ, bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo các doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau:

• Rà soát định kỳ hệ thống hợp đồng mẫu: Đảm bảo hợp đồng lao động đang sử dụng có đầy đủ nội dung chủ yếu theo Bộ luật Lao động 2019; loại bỏ triệt để các điều khoản trái luật như giữ bằng gốc, phạt tiền thay cho xử lý kỷ luật lao động;
• Tuân thủ đúng quy trình tạm thời chuyển công việc: Chỉ điều chuyển người lao động sang làm công việc khác khi có lý do chính đáng vì thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc do nhu cầu sản xuất kinh doanh đột xuất đã được quy định trong Nội quy lao động, đồng thời phải thông báo trước tối thiểu 03 ngày làm việc;
• Xây dựng quy chế phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Ban hành văn bản hướng dẫn rõ ràng, thiết lập kênh tiếp nhận khiếu nại bảo mật để kịp thời ngăn chặn và xử lý vi phạm, bảo vệ môi trường làm việc an toàn, văn minh;
• Quản lý chặt chẽ hồ sơ tạm hoãn hợp đồng: Theo dõi hạn tạm hoãn để chủ động liên hệ và bố trí lại công việc cho nhân sự ngay khi thời hạn kết thúc, tránh phát sinh tranh chấp bồi thường tiền lương.

Tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định pháp luật về giao kết và thực hiện hợp đồng lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những tổn thất tài chính nặng nề từ các quyết định xử phạt vi phạm hành chính, mà còn là nền tảng cốt lõi xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, bền vững và nâng cao uy tín thương hiệu tuyển dụng trên thị trường.