Trong bối cảnh các quy định về an toàn cháy nổ ngày càng được siết chặt, việc lập và duy trì Sổ theo dõi phương tiện phòng cháy và chữa cháy (PCCC) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hợp danh. Đây là công cụ quan trọng giúp người quản lý kiểm soát tình trạng thiết bị, sẵn sàng ứng phó khi có sự cố xảy ra.

Căn cứ pháp lý bắt buộc về quản lý phương tiện PCCC

Tính đến thời điểm đầu năm 2020, công tác quản lý phương tiện PCCC tại các cơ sở kinh doanh được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Cụ thể:

• Luật Phòng cháy và chữa cháy 2001 và Luật Phòng cháy và chữa cháy sửa đổi 2013.
• Nghị định 79/2014/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật PCCC.
• Thông tư 66/2014/TT-BCA hướng dẫn về hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC.

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 66/2014/TT-BCA, hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy của cơ sở phải bao gồm danh mục các phương tiện PCCC kèm theo các sổ theo dõi, hồ sơ kỹ thuật của từng loại thiết bị.

Tại sao Công ty hợp danh cần đặc biệt lưu ý đến Sổ theo dõi PCCC?

Công ty hợp danh với đặc thù các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ của công ty. Do đó, một sự cố cháy nổ không chỉ gây thiệt hại về tài sản chung mà còn có thể dẫn đến phá sản cá nhân cho các thành viên. Việc duy trì Sổ theo dõi phương tiện PCCC giúp:

• Đảm bảo thiết bị luôn sẵn sàng: Kịp thời phát hiện các bình chữa cháy hết hạn, hệ thống báo cháy lỗi hoặc vòi phun bị hỏng.
• Bằng chứng pháp lý: Khi có đoàn kiểm tra liên ngành hoặc cơ quan Cảnh sát PCCC kiểm tra đột xuất, cuốn sổ này là minh chứng cho việc doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định bảo dưỡng định kỳ.
• Tối ưu chi phí: Bảo trì đúng hạn giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị, tránh việc phải thay mới đồng loạt do hư hỏng nặng.

Hướng dẫn chi tiết cách lập và ghi chép Sổ theo dõi PCCC

Một cuốn sổ theo dõi chuẩn cần được chia thành các phần rõ rệt để dễ dàng quản lý:

1. Thông tin chung của cơ sở

Phần này cần ghi rõ tên công ty hợp danh, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên lạc và đặc biệt là tên người phụ trách công tác PCCC. Đây thường là một thành viên hợp danh hoặc người được ủy quyền có chứng chỉ huấn luyện nghiệp vụ PCCC.

2. Bảng tổng hợp phương tiện PCCC

Doanh nghiệp cần liệt kê toàn bộ các trang thiết bị hiện có như: Bình bột chữa cháy (ABC, BC), bình khí CO2, hệ thống họng nước chữa cháy vách tường, đầu báo khói, đèn chỉ dẫn thoát nạn (Exit)... Mỗi loại cần ghi rõ ký mã hiệu, số lượng và ngày đưa vào sử dụng.

3. Nhật ký kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ

Đây là phần quan trọng nhất của cuốn sổ. Theo tiêu chuẩn kỹ thuật, các phương tiện PCCC phải được kiểm tra ít nhất mỗi tháng một lần. Nội dung ghi chép bao gồm:

• Ngày, tháng kiểm tra.
• Tình trạng kỹ thuật (ví dụ: áp suất bình chữa cháy còn trong vạch xanh, loa báo cháy hoạt động tốt...).
• Biện pháp khắc phục nếu có hư hỏng.
• Chữ ký của người kiểm tra và xác nhận của lãnh đạo đơn vị.

"Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng phương tiện phòng cháy và chữa cháy định kỳ theo quy định của Bộ Công an và các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về phòng cháy và chữa cháy."

Rủi ro khi không thực hiện đầy đủ việc theo dõi phương tiện PCCC

Nếu doanh nghiệp lơ là trong việc ghi chép sổ sách hoặc không bảo dưỡng thiết bị, mức xử phạt hành chính là rất nặng. Theo quy định tại Nghị định 167/2013/NĐ-CP (có hiệu lực tại thời điểm năm 2020):

• Phạt tiền từ 300.000 đồng đến 500.000 đồng đối với hành vi không lập hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống, phương tiện PCCC định kỳ.

Nghiêm trọng hơn, nếu xảy ra cháy nổ gây thiệt hại về người và tài sản mà nguyên nhân do phương tiện PCCC không hoạt động (do thiếu kiểm tra), người đứng đầu công ty hợp danh có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội vi phạm quy định về phòng cháy, chữa cháy.

Lời khuyên cho các Công ty hợp danh năm 2020

Để tối ưu hóa công tác an toàn, các công ty hợp danh nên chỉ định một nhân sự chuyên trách thường xuyên cập nhật Sổ theo dõi phương tiện PCCC. Đồng thời, nên dán tem kiểm tra trực tiếp lên từng thiết bị để đối chiếu nhanh với sổ sách. Việc tuân thủ nghiêm túc không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng.