Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch dân sự, không ít người dân gặp phải tình huống trớ trêu khi thông tin cá nhân trên các giấy tờ tùy thân không thống nhất. Đặc biệt, trường hợp cá nhân sở hữu hai Chứng minh nhân dân (CMND) với hai năm sinh khác nhau, đồng thời lại không khớp với Sổ hộ khẩu, gây ra rất nhiều khó khăn. Vậy trong bối cảnh pháp luật năm 2019, người dân cần phải làm gì để chuẩn hóa các thông tin này?

1. Giấy khai sinh - Thước đo chuẩn mực cho mọi loại giấy tờ

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Giấy khai sinh được xác định là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Điều này có nghĩa là tất cả các hồ sơ, giấy tờ khác như Sổ hộ khẩu, CMND, bằng cấp, học bạ... đều phải có nội dung về họ tên, ngày tháng năm sinh phù hợp với Giấy khai sinh.

Điều 6. Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh
1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.
2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Do đó, khi có sự sai lệch thông tin giữa CMND và Sổ hộ khẩu, bước đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải đối chiếu cả hai loại giấy tờ này với Giấy khai sinh bản gốc để xác định đâu là thông tin chính xác cần được giữ lại.

2. Các kịch bản xử lý sai lệch thông tin năm sinh

Tùy vào việc thông tin trên CMND nào là đúng so với Giấy khai sinh, chúng ta sẽ có các phương án giải quyết cụ thể như sau:

Trường hợp 1: CMND khớp với Giấy khai sinh nhưng khác Sổ hộ khẩu

Nếu CMND bạn đang sử dụng có năm sinh đúng với Giấy khai sinh nhưng Sổ hộ khẩu lại ghi sai, bạn cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin trong Sổ hộ khẩu. Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (mẫu HK02), Sổ hộ khẩu bản chính và Giấy khai sinh để đối chiếu.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Công an xã, phường, thị trấn nơi đăng ký thường trú.
• Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan công an sẽ tiến hành điều chỉnh thông tin trong Sổ hộ khẩu cho phù hợp.

Trường hợp 2: CMND sai so với Giấy khai sinh

Trong trường hợp này, bạn cần thực hiện quy trình hai bước: Điều chỉnh Sổ hộ khẩu (nếu Sổ hộ khẩu cũng sai) và sau đó làm thủ tục đổi CMND theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 05/1999/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 170/2007/NĐ-CP).

Hồ sơ đổi CMND bao gồm:

• Đơn trình bày rõ lý do đổi (do sai lệch thông tin năm sinh);
• Sổ hộ khẩu đã được cập nhật thông tin đúng;
• Giấy khai sinh bản chính;
• Thực hiện các thủ tục tại cơ quan công an: Chụp ảnh, in vân tay, khai tờ khai và nộp lại CMND cũ có thông tin sai.

3. Giải quyết tình huống sở hữu 2 CMND song song

Việc một cá nhân sở hữu 2 CMND với thông tin khác nhau thường do quá trình cấp đổi hoặc mất rồi tìm lại được. Tuy nhiên, theo quy định, mỗi công dân chỉ được sử dụng một số CMND duy nhất gắn với một bộ thông tin định danh duy nhất.

Nếu bạn có 2 CMND, bạn cần xác định CMND nào được cấp dựa trên hồ sơ lưu trữ gần nhất và chính xác nhất. Thông thường, cơ quan công an sẽ căn cứ vào hồ sơ cấp CMND lần gần nhất để thực hiện các thủ tục tiếp theo. Bạn nên chủ động nộp lại CMND có thông tin sai lệch để cơ quan chức năng hủy bỏ, tránh những rắc rối pháp lý về sau khi thực hiện các giao dịch tài chính hoặc ký kết hợp đồng.

4. Lưu ý khi không còn Giấy khai sinh gốc

Nếu vì lý do khách quan mà bạn không còn Giấy khai sinh để làm căn cứ, pháp luật cho phép sử dụng các giấy tờ thay thế khác. Cụ thể, theo Điều 18 Nghị định 137/2015/NĐ-CP, các giấy tờ như Sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, thẻ bảo hiểm y tế... có thể được xem xét để xác định thông tin cá nhân trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Lời khuyên: Từ ngày 01/01/2020, dự kiến việc cấp thẻ Căn cước công dân sẽ được triển khai rộng rãi trên cả nước. Do đó, việc sớm điều chỉnh các thông tin sai lệch trong năm 2019 là vô cùng cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi sang thẻ Căn cước công dân sau này được thuận lợi và chính xác.