Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là yêu cầu về mặt thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Tại thời điểm tháng 10 năm 2020, Chính phủ đã ban hành một văn bản pháp lý quan trọng, thay đổi căn bản cách thức xử phạt trong lĩnh vực này.

Kế toán cần đặc biệt lưu ý thời điểm lập hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính (ảnh minh họa)

1. Quy định cũ tại Thông tư 10/2014/TT-BTC

Trước khi Nghị định mới có hiệu lực, các doanh nghiệp căn cứ vào Thông tư 10/2014/TT-BTC để thực hiện. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC, mức phạt được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng nếu hành vi vi phạm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Nếu không có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tiền sẽ là mức tối thiểu của khung hình phạt.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng cho các hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khác.

2. Điểm mới đột phá từ Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cơ cấu mức phạt đã được chi tiết hóa hơn nhằm đảm bảo tính công bằng:

"3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này."

Như vậy, bên cạnh mức phạt cảnh cáo và mức phạt từ 4 - 8 triệu đồng như cũ, Nghị định mới đã bổ sung thêm khung phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Đây là một bước tiến trong việc phân loại mức độ vi phạm, giúp các doanh nghiệp có sai sót nhẹ nhưng không gây thất thoát thuế tránh được mức phạt quá cao.

Việc đóng dấu xác nhận trên hóa đơn cần tuân thủ nghiêm ngặt về mặt thời gian (ảnh minh họa)

3. Tổng hợp các mức phạt theo quy định mới nhất

Dựa trên Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, chúng ta có thể tóm tắt các mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm như sau:

1. Phạt cảnh cáo: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (theo điểm a khoản 1 Điều 24).
2. Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp đã phạt cảnh cáo nêu trên).
3. Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (áp dụng cho các trường hợp còn lại).

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần nắm vững thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hình giao dịch. Thông thường, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Việc áp dụng Nghị định 125/2020/NĐ-CP từ ngày 05/12/2020 (với các quy định về xử phạt) đòi hỏi bộ phận kế toán phải cực kỳ cẩn trọng trong việc rà soát các chứng từ xuất kho và biên bản nghiệm thu để đối chiếu với ngày trên hóa đơn.