Trong hoạt động kinh doanh, việc mở rộng quy mô thông qua thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Chính vì vậy, việc lập Giấy ủy quyền là giải pháp pháp lý tối ưu và phổ biến nhất hiện nay.

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền đăng ký doanh nghiệp năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp nói chung và thành lập văn phòng đại diện nói riêng được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Cụ thể, việc ủy quyền này dựa trên các căn cứ sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc thiết lập các đơn vị phụ thuộc.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những sửa đổi quan trọng về hồ sơ và thủ tục.

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền thành lập văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn hóa, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý để Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận hồ sơ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ-VPĐD

(Về việc thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện)

I. Bên ủy quyền (Công ty TNHH Một thành viên)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: ……………………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do Công an …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ………:

• Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho Công ty.
• Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có).
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Thực hiện các thủ tục về con dấu và thông báo mẫu dấu (nếu có ủy quyền thêm).

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để hoàn tất thủ tục nêu trên.

Hiệu lực: Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi lập Giấy ủy quyền năm 2018

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi nhiều lần, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Hình thức của Giấy ủy quyền

Mặc dù pháp luật về đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc Giấy ủy quyền phải công chứng, tuy nhiên để đảm bảo tính xác thực cao nhất, doanh nghiệp có thể thực hiện chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2014.

2. Kèm theo bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân

Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền bắt buộc phải mang theo bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực. Đây là thành phần hồ sơ không thể thiếu theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

3. Thời hạn ủy quyền

Nên ghi rõ thời hạn ủy quyền hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh việc giấy ủy quyền hết hạn trong trường hợp hồ sơ gặp trục trặc cần thời gian xử lý kéo dài.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chỉn chu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính. Hy vọng mẫu văn bản trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình mở rộng mạng lưới hoạt động của mình.