Trong hoạt động quản lý thuế tại Việt Nam, việc sai sót trong quá trình kê khai là điều khó tránh khỏi đối với nhiều doanh nghiệp. Khi phát hiện sai sót sau khi đã nộp hồ sơ, doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ khai bổ sung. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng trực tiếp thực hiện thủ tục này tại cơ quan thuế. Đây chính là lúc Giấy ủy quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế trở thành văn bản pháp lý thiết yếu.

Ký kết giấy ủy quyền là bước quan trọng để thực hiện các thủ tục thuế (ảnh minh họa)

1. Tại sao doanh nghiệp cần Giấy ủy quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế?

Theo quy định tại Điều 34 Luật Quản lý thuế 2006, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót, nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến số thuế phải nộp thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế.

Việc khai bổ sung thường đòi hỏi người thực hiện phải có mặt tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý trực tiếp để nộp hồ sơ giấy hoặc giải trình các nội dung liên quan. Nếu người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Tổng giám đốc) bận rộn, họ cần ủy quyền cho nhân viên kế toán hoặc một cá nhân khác thay mặt thực hiện. Giấy ủy quyền này xác lập quyền hạn của người được ủy quyền trước cơ quan nhà nước, đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản được ký kết trong quá trình làm việc.

2. Căn cứ pháp lý áp dụng trong bối cảnh năm 2019

Tại thời điểm đầu năm 2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các văn bản quy phạm pháp luật sau đây để đảm bảo tính hiệu lực của việc ủy quyền:

• Luật Quản lý thuế 2006 và các luật sửa đổi, bổ sung liên quan.
• Thông tư 156/2013/TT-BTC: Đây là văn bản "xương sống" hướng dẫn chi tiết về quản lý thuế, bao gồm cả thủ tục khai bổ sung.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về đại diện và ủy quyền (từ Điều 134 đến Điều 143).

Thủ tục thuế tại cơ quan thuế đòi hỏi hồ sơ ủy quyền chặt chẽ (ảnh minh họa)

3. Nội dung bắt buộc phải có trong Giấy ủy quyền

Một mẫu Giấy ủy quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế chuẩn cần đảm bảo các thông tin sau:

Thông tin Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Cần ghi rõ tên công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin của người đại diện theo pháp luật.

Thông tin Bên được ủy quyền (Cá nhân)

Ghi đầy đủ họ tên, số Chứng minh nhân dân (hoặc Thẻ căn cước công dân), ngày cấp, nơi cấp và chức vụ hiện tại trong công ty (nếu là nhân viên).

Phạm vi ủy quyền chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp không nên ghi chung chung là "ủy quyền làm việc với cơ quan thuế". Thay vào đó, hãy ghi cụ thể: "Ủy quyền thực hiện thủ tục khai bổ sung hồ sơ khai thuế GTGT tháng... năm...; ký tên trên các tờ khai bổ sung, bản giải trình và nhận kết quả từ cơ quan thuế".

Trích dẫn quy định: Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015: "Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự."

4. Những lưu ý "vàng" để tránh bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ

Trong thực tế làm việc tại các Chi cục Thuế năm 2019, nhiều kế toán gặp khó khăn khi Giấy ủy quyền không đúng quy cách. Dưới đây là các lưu ý:

• Thời hạn ủy quyền: Phải ghi rõ từ ngày nào đến ngày nào hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc". Nếu không ghi, thời hạn mặc định sẽ là 01 năm theo quy định dân sự.
• Con dấu và chữ ký: Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu pháp nhân của công ty.
• Số lượng bản phát hành: Nên lập ít nhất 03 bản (01 bản nộp cơ quan thuế, 01 bản người được ủy quyền giữ, 01 bản lưu tại công ty).

5. Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo (Cập nhật 2019)

Dưới đây là khung mẫu cơ bản mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính và tuân thủ pháp luật thuế.