Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc chi trả thu nhập cho người lao động hoặc các đối tác cá nhân thường đi kèm với nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Để có cơ sở xác nhận số thuế đã khấu trừ, doanh nghiệp cần sử dụng chứng từ khấu trừ thuế. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tự in chứng từ này mà thường phải thực hiện thủ tục mua tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập Giấy giới thiệu và quy trình thực hiện thủ tục này theo đúng quy định pháp luật năm 2019.

1. Tại sao cần Giấy giới thiệu khi đi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại ấn chỉ thuế quan trọng. Do đó, cơ quan thuế kiểm soát rất chặt chẽ đối tượng được phép tiếp nhận và quản lý loại chứng từ này.

Giấy giới thiệu đóng vai trò là văn bản ủy quyền chính thức từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cho một cá nhân cụ thể (thường là kế toán hoặc nhân viên hành chính) để thay mặt công ty làm việc với cơ quan thuế. Thiếu văn bản này, cán bộ thuế có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ vì không xác định được thẩm quyền của người nộp.

2. Mẫu Giấy giới thiệu chuẩn năm 2019

Dưới đây là mẫu Giấy giới thiệu được sử dụng phổ biến trong các Công ty TNHH hai thành viên trở lên và các loại hình doanh nghiệp khác:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày.... tháng.... năm 2019

GIẤY GIỚI THIỆU

Kính gửi: Chi cục Thuế/Cục Thuế ........................................

Công ty: .................................................................................................
Mã số thuế: ............................................................................................
Địa chỉ: ...................................................................................................

Trân trọng giới thiệu:
Ông/Bà: .................................................................................................
Chức vụ: ................................................................................................
Số CMND/CCCD: .................... Ngày cấp: ................. Nơi cấp: ............

Được cử đến làm việc về nội dung: Thực hiện thủ tục đề nghị cấp (mua) chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho doanh nghiệp.

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để Ông/Bà có tên trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy giới thiệu này có giá trị đến hết ngày ..../..../2019.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký tên, đóng dấu)

3. Hồ sơ đi kèm khi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Ngoài Giấy giới thiệu, để hoàn tất thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Sử dụng mẫu số 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 37/2010/TT-BTC.
• Giấy phép kinh doanh: Bản sao có chứng thực (nên mang theo bản chính để đối chiếu nếu cần).
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân: Của người được giới thiệu (bản gốc).
• Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế: Nếu đây là lần mua tiếp theo, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng của kỳ trước.

4. Những lưu ý quan trọng cho kế toán

Khi thực hiện thủ tục này vào năm 2019, kế toán cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

1. Thời hạn của Giấy giới thiệu: Nên ghi rõ thời hạn hiệu lực (thường là 15-30 ngày) để tránh việc phải làm lại nếu thủ tục kéo dài.
2. Kiểm tra thông tin: Thông tin trên Giấy giới thiệu phải khớp hoàn toàn với CMND/CCCD của người đi làm thủ tục.
3. Số lượng mua: Thông thường, cơ quan thuế sẽ cấp mỗi lần 01 quyển (50 số). Doanh nghiệp cần cân đối nhu cầu sử dụng để thực hiện thủ tục kịp thời.
4. Quản lý chứng từ: Sau khi mua về, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo phát hành (nếu tự in) hoặc ghi sổ theo dõi ấn chỉ theo quy định của Luật Kế toán 2003 (vẫn còn hiệu lực áp dụng cho các kỳ kế toán liên quan).

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy giới thiệu và hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý hành chính và tuân thủ pháp luật thuế.