Trong bối cảnh sản xuất kinh doanh cần đẩy nhanh tiến độ, việc tổ chức làm thêm giờ (tăng ca) là giải pháp phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tuân thủ đúng quy định của pháp luật, việc lập giấy đề nghị tăng ca là thủ tục hành chính không thể thiếu.

Nhân viên văn phòng làm việc tăng ca để hoàn thành tiến độ công việc (ảnh minh họa)

Tại sao cần phải có giấy đề nghị tăng ca?

Theo quy định tại Bộ Luật lao động 2012, việc tổ chức làm thêm giờ phải dựa trên sự thỏa thuận và đồng ý của người lao động. Giấy đề nghị tăng ca đóng vai trò là bằng chứng pháp lý xác nhận sự tự nguyện của nhân viên hoặc sự điều động hợp lý từ phía người sử dụng lao động.

Việc sử dụng mẫu đơn chuẩn giúp bộ phận nhân sự và kế toán dễ dàng theo dõi, tính toán tiền lương làm thêm giờ chính xác, tránh các tranh chấp lao động không đáng có về sau.

Quy định về giới hạn giờ làm thêm theo pháp luật hiện hành

Căn cứ vào Điều 106 Bộ Luật lao động 2012, người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Được sự đồng ý của người lao động;
• Bảo đảm số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày;
• Tổng số giờ làm thêm không quá 30 giờ trong 01 tháng và không quá 200 giờ trong 01 năm (trừ một số trường hợp đặc biệt được làm đến 300 giờ).

Trao đổi kế hoạch sản xuất và phân công tăng ca tại nhà máy (ảnh minh họa)

Mẫu giấy đề nghị tăng ca chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu giấy đề nghị tăng ca thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hiện nay:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ...

GIẤY ĐỀ NGHỊ TĂNG CA

Kính gửi:

- Ban Giám Đốc Công Ty;

- Phòng Hành chính – Nhân sự;

- Trưởng bộ phận ...

Ngày tăng ca: ………… tháng …………. năm ………….

Lý do tăng ca: .......................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Đề nghị công ty chấp thuận cho chúng tôi được tăng ca với danh sách cụ thể như sau:

STT	HỌ VÀ TÊN	MSNV	BỘ PHẬN	THỜI GIAN (Từ ….đến…..)	KÝ NHẬN
1
2

..., ngày …tháng ……năm .....

Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên)

Trưởng bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên)

TP. Hành chính nhân sự (Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý khi viết giấy đề nghị tăng ca

Khi soạn thảo và nộp giấy đề nghị tăng ca, người lao động và quản lý cần lưu ý:

1. Lý do cụ thể: Cần ghi rõ lý do vì sao phải tăng ca (ví dụ: hoàn thành đơn hàng gấp, xử lý sự cố hệ thống, quyết toán cuối năm...).
2. Thời gian chính xác: Ghi rõ giờ bắt đầu và giờ kết thúc để làm căn cứ tính lương theo Điều 97 Bộ Luật lao động 2012 về tiền lương làm thêm giờ.
3. Phê duyệt: Giấy đề nghị phải có đầy đủ chữ ký của các cấp quản lý có thẩm quyền trước khi thực hiện tăng ca thực tế.

Việc tuân thủ quy trình lập giấy đề nghị tăng ca không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả mà còn bảo vệ quyền lợi chính đáng về thu nhập và sức khỏe cho người lao động.