Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty cổ phần có cổ đông là tổ chức, việc cử người đại diện theo ủy quyền đóng vai trò then chốt để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cổ đông tại doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về quy định pháp luật, điều kiện và mẫu danh sách người đại diện theo ủy quyền chuẩn xác nhất theo bối cảnh pháp lý năm 2019.

1. Căn cứ pháp lý về người đại diện theo ủy quyền

Theo quy định tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản để nhân danh cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ tại công ty cổ phần.

Việc cử người đại diện theo ủy quyền cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tổ chức là cổ đông sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác).
• Trường hợp cử nhiều người đại diện, phải xác định cụ thể số cổ phần tương ứng cho mỗi người. Nếu không xác định, số cổ phần sẽ được chia đều.
• Việc chỉ định phải bằng văn bản và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được thông báo.

2. Điều kiện và tiêu chuẩn đối với người đại diện theo ủy quyền

Không phải cá nhân nào cũng có thể trở thành người đại diện theo ủy quyền. Pháp luật quy định khắt khe về tiêu chuẩn tại khoản 5 Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014:

• Phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp.
• Đối với công ty có phần vốn góp của Nhà nước trên 50%, người đại diện không được là người thân (vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh chị em ruột) của người quản lý công ty.

3. Mẫu Danh sách người đại diện theo ủy quyền

Mẫu danh sách này được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu biểu:

DANH SÁCH NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN

STT	Chủ sở hữu/Cổ đông là tổ chức nước ngoài	Tên người đại diện theo ủy quyền	Ngày sinh	Giới tính	Quốc tịch	Số CMND/CCCD/Hộ chiếu	Vốn được ủy quyền	Tỷ lệ (%)	Thời điểm đại diện	Chữ ký
1	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

..., ngày... tháng... năm...

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY
(Ký và ghi rõ họ tên)

4. Những lưu ý khi kê khai danh sách

Khi thực hiện kê khai danh sách người đại diện theo ủy quyền, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh trả hồ sơ:

1. Thông tin cá nhân: Phải khớp hoàn toàn với giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, CCCD hoặc Hộ chiếu) còn hiệu lực.
2. Tỷ lệ vốn: Tổng tỷ lệ vốn của các người đại diện phải bằng đúng tổng tỷ lệ sở hữu của cổ đông tổ chức đó tại công ty cổ phần.
3. Thời điểm đại diện: Cần ghi rõ ngày bắt đầu có hiệu lực theo văn bản ủy quyền của tổ chức.

Việc lập danh sách chính xác không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của cổ đông tổ chức trong các kỳ Đại hội đồng cổ đông và các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.