Trong kỷ nguyên chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, việc quản lý và sử dụng các giấy tờ cá nhân đang dần chuyển sang hình thức điện tử. Một trong những vấn đề được người lao động quan tâm nhất hiện nay chính là việc xử lý tình huống khi vô tình làm thất lạc, hư hỏng sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) bản giấy. Liệu trong bối cảnh năm 2026, chúng ta có thể sử dụng hoàn toàn sổ online trên ứng dụng VNeID để thay thế hay không? Câu trả lời nằm ở những quy định mang tính đột phá của pháp luật hiện hành.

1. Giá trị pháp lý của sổ Bảo hiểm xã hội điện tử trên VNeID

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 09/2026/TT-BTC, sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được tạo lập dựa trên Điều 8 Nghị định 164/2025/NĐ-CP có giá trị hoàn toàn tương đương với bản giấy truyền thống. Cụ thể:

"Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử do cơ quan bảo hiểm xã hội tạo lập bằng phương tiện điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo mã số bảo hiểm xã hội duy nhất; được lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của người tham gia và được tích hợp với tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức độ 2, tài khoản bảo hiểm xã hội số (VssID)."

Như vậy, sổ BHXH điện tử không chỉ đơn thuần là một bản quét (scan) của sổ giấy mà là một dữ liệu số sống, được cập nhật liên tục và có tính bảo mật cao. Thông tin chứa đựng trong bản điện tử đảm bảo đầy đủ và chính xác như sổ bản giấy, giúp người lao động hoàn toàn yên tâm khi sử dụng.

2. Mất sổ giấy, người lao động cần làm gì để hưởng chế độ?

Nếu chẳng may làm mất sổ giấy, bạn không cần phải quá hoảng loạn hay vội vã đi làm thủ tục cấp lại ngay lập tức nếu đang cần giải quyết các chế độ cấp bách. Điều 6 Thông tư 09/2026/TT-BTC đã quy định rất rõ về việc sử dụng sổ điện tử:

• Người tham gia chỉ cần truy cập ứng dụng VNeID mức độ 2 hoặc VssID để xuất trình sổ BHXH bản điện tử khi giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
• Cơ quan BHXH không được phép yêu cầu người lao động cung cấp sổ bản giấy nếu họ đã nộp hoặc xuất trình được bản điện tử hợp lệ.
• Đối với thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT), các cơ sở khám chữa bệnh cũng có trách nhiệm tra cứu trên hệ thống và không được gây khó khăn khi người dân dùng thẻ điện tử.

3. Nguyên tắc và mức đóng BHXH theo quy định mới nhất

Bên cạnh việc hiện đại hóa hình thức sổ, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng tái khẳng định các nguyên tắc cốt lõi về mức đóng và hưởng. Theo Điều 5 Luật Bảo hiểm xã hội 2024:

- BHXH bắt buộc: Mức đóng được tính trên cơ sở tiền lương tháng của người lao động. Đây là sự chia sẻ trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người lao động để đảm bảo an sinh xã hội.

- BHXH tự nguyện: Người tham gia được chủ động lựa chọn mức thu nhập làm căn cứ đóng phù hợp với khả năng tài chính của mình.

- Nguyên tắc đóng - hưởng: Mức hưởng được tính toán khoa học dựa trên số tiền đã đóng và tổng thời gian tham gia bảo hiểm. Thời gian đóng tối thiểu để hưởng lương hưu hiện nay được tính theo năm, đảm bảo tính công bằng cho mọi đối tượng.

4. Trách nhiệm của cơ quan BHXH trong việc hỗ trợ người dân

Để đảm bảo quyền lợi tối đa cho người tham gia, Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định cơ quan BHXH phải có trách nhiệm:

1. Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được hưởng chế độ khi có yêu cầu.
2. Ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện cải cách thủ tục hành chính để việc giải quyết chế độ trở nên đơn giản, minh bạch.
3. Xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp chính xác cho từng cá nhân trên hệ thống điện tử.

Lời khuyên pháp lý: Dù sổ điện tử có giá trị thay thế, nhưng nếu bạn làm mất sổ giấy, bạn vẫn nên thực hiện thủ tục báo mất và xin cấp lại (nếu cần thiết cho các mục đích lưu trữ cá nhân khác) thông qua cổng dịch vụ công để đồng bộ hóa dữ liệu một cách hoàn hảo nhất. Việc tích hợp VNeID mức độ 2 là bước đi bắt buộc để bạn có thể tận dụng tối đa các tiện ích này trong năm 2026.