Giấy khai sinh không chỉ là giấy tờ hộ tịch quan trọng nhất của mỗi cá nhân mà còn là căn cứ pháp lý để xác lập các quyền và nghĩa vụ dân sự suốt đời. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan như thiên tai, hỏa hoạn hoặc thất lạc trong quá trình di chuyển, nhiều người đã làm mất bản chính giấy tờ này. Trong bối cảnh pháp luật năm 2021, việc xin cấp lại (thực chất là thủ tục đăng ký lại khai sinh) được điều chỉnh chặt chẽ bởi các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

Điều kiện để được đăng ký lại khai sinh theo quy định năm 2021

Không phải mọi trường hợp mất giấy khai sinh đều được đăng ký lại. Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016.
• Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.
• Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Người yêu cầu có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có liên quan đến việc đăng ký khai sinh và phải cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có.

Thẩm quyền giải quyết: Xin cấp lại giấy khai sinh ở đâu?

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, người dân có quyền lựa chọn một trong hai nơi sau để thực hiện thủ tục:

1. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây: Đây là phương án tối ưu nhất vì cơ quan này trực tiếp lưu giữ (hoặc đã từng lưu giữ) thông tin gốc, giúp quá trình xác minh diễn ra nhanh chóng hơn.
2. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú: Quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho người dân không phải đi lại xa xôi về quê quán. Tuy nhiên, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn do cần thực hiện thủ tục xác minh giữa hai địa phương.

Hồ sơ và các giấy tờ làm căn cứ đăng ký lại khai sinh

Để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người dân cần chuẩn bị các loại giấy tờ theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP, bao gồm:

• Tờ khai theo mẫu quy định.
• Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (nếu có).
• Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

Trong trường hợp không có các giấy tờ nêu trên, người yêu cầu cần cung cấp các giấy tờ thay thế để xác định nội dung khai sinh như:

"- Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
- Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
- Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
- Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân."

Thời hạn giải quyết và những lưu ý "vàng"

Thông thường, thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, nếu cần xác minh, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 25 ngày. Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, nếu sau 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được phản hồi, cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn tiếp tục giải quyết hồ sơ dựa trên các giấy tờ và cam đoan của người dân.

Việc nắm vững các quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn sẽ giúp quý khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện thủ tục hành chính quan trọng này.