Trong bối cảnh các quy định về đất đai có nhiều thay đổi mang tính đột phá kể từ khi Luật Đất đai 2024 chính thức có hiệu lực, việc nắm vững quy trình và thành phần hồ sơ là yếu tố then chốt giúp người dân tiết kiệm thời gian và công sức. Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà người đi làm thủ tục thường gặp phải chính là: "Cơ quan nhà nước yêu cầu nộp bản gốc hay bản sao các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất?"

Tính đến thời điểm tháng 4 năm 2025, các hướng dẫn tại Nghị định 101/2024/NĐ-CP đã làm rõ vấn đề này, tạo điều kiện tối đa cho người sử dụng đất lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp nhất với điều kiện thực tế của mình.

Thành phần hồ sơ cấp Sổ đỏ lần đầu theo quy định mới nhất

Để được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (thường gọi là Sổ đỏ), người dân cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:

• Đơn đăng ký: Sử dụng Mẫu số 04/ĐK ban hành kèm theo Nghị định này. Đây là mẫu đơn thống nhất áp dụng cho cả cá nhân trong nước và người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài.
• Giấy tờ về quyền sử dụng đất: Một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024 (như bằng khoán điền thổ, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp, giấy tờ về việc tặng cho, thừa kế...).
• Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất: Nếu có nhu cầu chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình xây dựng, người dân phải nộp thêm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và sơ đồ hiện trạng (trừ khi giấy tờ cũ đã có sơ đồ phù hợp).

Cần lưu ý rằng, Sổ đỏ hiện nay tích hợp cả thông tin về đất và tài sản. Nếu bạn chỉ có quyền sử dụng đất mà chưa có nhà ở hoặc không có nhu cầu chứng nhận nhà ở, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua các giấy tờ liên quan đến tài sản gắn liền với đất.

Quy định về việc nộp bản gốc hay bản sao giấy tờ

Đây là nội dung quan trọng nhất giúp người dân chủ động trong việc chuẩn bị tài liệu. Căn cứ theo điểm đ khoản 2 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, pháp luật cho phép người dân linh hoạt lựa chọn một trong các hình thức sau khi nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính:

"đ) Khi nộp hồ sơ... thì người yêu cầu đăng ký được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu hoặc nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực..."

Như vậy, chúng ta có 03 phương án cụ thể:

1. Phương án 1: Nộp bản sao (photo) và mang theo bản chính để cán bộ đối chiếu tại chỗ. Sau khi đối chiếu xong, cán bộ sẽ trả lại bản chính ngay lập tức.
2. Phương án 2: Nộp bản sao đã được công chứng hoặc chứng thực tại các văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã. Với phương án này, bạn không cần mang theo bản chính khi đi nộp hồ sơ.
3. Phương án 3: Nộp trực tiếp bản chính. Tuy nhiên, phương án này thường ít được khuyến khích đối với các giấy tờ quan trọng duy nhất để tránh rủi ro thất lạc.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến (Online)

Nếu nộp qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc cấp tỉnh, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã được chứng thực điện tử. Điều này đòi hỏi người dân cần có kỹ năng sử dụng công nghệ hoặc nhờ sự hỗ trợ từ các điểm dịch vụ công.

Trường hợp bắt buộc nộp bản gốc

Theo điểm e khoản 2 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, đối với các thủ tục đăng ký biến động (như chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế) mà cần xác nhận thay đổi trực tiếp trên trang 4 của Sổ đỏ cũ, người dân bắt buộc phải nộp bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp để cơ quan chức năng thực hiện việc in ấn, xác nhận.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để đảm bảo quyền lợi và tránh các rắc rối phát sinh, người dân nên lưu ý các điểm sau:

• Giữ kỹ Phiếu tiếp nhận hồ sơ: Đây là bằng chứng pháp lý duy nhất chứng minh bạn đã nộp hồ sơ và các loại giấy tờ kèm theo. Trên phiếu có ghi rõ ngày hẹn trả kết quả.
• Ưu tiên hình thức đối chiếu bản chính: Nếu bạn có thời gian đi nộp trực tiếp, hãy chọn cách nộp bản photo và xuất trình bản chính để đối chiếu. Cách này giúp bạn vừa giữ được bản gốc, vừa không mất phí công chứng.
• Kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ: Các giấy tờ cũ theo Điều 137 Luật Đất đai 2024 cần phải rõ nét, không bị tẩy xóa hoặc rách nát tại các thông tin quan trọng như diện tích, số thửa, tên người sử dụng.

Việc hiểu rõ quy định về hình thức nộp giấy tờ không chỉ giúp quy trình hành chính trở nên minh bạch hơn mà còn bảo vệ tài sản của chính người dân trước những rủi ro không đáng có.