Trong môi trường quản trị doanh nghiệp, việc duy trì kỷ cương và nội quy lao động là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, thường lúng túng trong việc thực hiện các bước kỷ luật, dẫn đến những tranh chấp lao động không đáng có. Việc nắm vững quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP là 'chìa khóa' để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người sử dụng lao động.

Các hình thức kỷ luật lao động doanh nghiệp được phép áp dụng

Theo quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được áp dụng một trong bốn hình thức kỷ luật sau đây:

• Khiển trách: Thường áp dụng cho các vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ.
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Áp dụng khi người lao động tái phạm hoặc vi phạm ở mức độ nghiêm trọng hơn theo nội quy.
• Cách chức: Dành cho những người lao động giữ chức vụ quản lý có hành vi vi phạm.
• Sa thải: Đây là hình thức kỷ luật nặng nhất, chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt nghiêm trọng quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 như trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật kinh doanh...

Nguyên tắc 'bất di bất dịch' khi xử lý kỷ luật

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 để đảm bảo tính hợp pháp của quyết định kỷ luật:

1. Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.
2. Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét xử lý kỷ luật là thành viên.
3. Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.
4. Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.

Trình tự 5 bước xử lý kỷ luật lao động chuẩn chỉnh

Căn cứ Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy trình họp xử lý kỷ luật được thực hiện như sau:

Bước 1: Lập biên bản vi phạm

Khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải lập biên bản và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Bước 2: Thông báo mời họp

Trước khi họp ít nhất 05 ngày làm việc, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp cho các thành phần bắt buộc tham dự.

Bước 3: Tiến hành cuộc họp kỷ luật

Cuộc họp chỉ được tiến hành khi có đầy đủ các thành phần hoặc sau 02 lần thông báo mà các thành phần bắt buộc vẫn không có mặt. Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các bên.

Bước 4: Ban hành quyết định kỷ luật

Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu quy định.

Bước 5: Gửi quyết định kỷ luật

Quyết định phải được gửi đến người lao động, người đại diện theo pháp luật (nếu có) và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Những lưu ý về thời hiệu và tạm đình chỉ công việc

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Riêng đối với các hành vi liên quan đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, thời hiệu có thể kéo dài đến 12 tháng. Ngoài ra, doanh nghiệp có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động không quá 15 ngày (trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày) để xác minh vụ việc, nhưng phải trả ít nhất 50% tiền lương trong thời gian này.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp giữ vững kỷ cương mà còn là lá chắn pháp lý vững chắc trước các khiếu nại, khởi kiện từ phía người lao động.