1. Không thông báo làm thêm giờ cho Sở Nội vụ, doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu?

Trong hoạt động quản lý lao động, việc tổ chức làm thêm giờ là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết các đơn hàng gấp hoặc công việc phát sinh đột xuất. Tuy nhiên, để bảo vệ quyền lợi và sức khỏe của người lao động, pháp luật quy định rất chặt chẽ về giới hạn thời gian làm thêm cũng như các thủ tục hành chính bắt buộc đi kèm. Một trong những nghĩa vụ quan trọng là thông báo bằng văn bản khi tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

Theo quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi sẽ bị xử lý nghiêm khắc. Cụ thể, người sử dụng lao động không thông báo bằng văn bản cho Sở Nội vụ nơi tổ chức làm thêm giờ và nơi đặt trụ sở chính về việc tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm sẽ bị xử phạt hành chính.

Lưu ý quan trọng về mức phạt đối với doanh nghiệp:

Mức phạt tiền đối với cá nhân cho hành vi này là từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Tuy nhiên, căn cứ quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Do đó, mức phạt tiền đối với doanh nghiệp vi phạm sẽ từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Đây là một điểm mới cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý trong bối cảnh áp dụng các quy định pháp luật mới năm 2026. Việc chuyển giao thẩm quyền tiếp nhận thông báo làm thêm giờ từ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sang Sở Nội vụ yêu cầu bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp phải cập nhật ngay quy trình nộp hồ sơ để tránh các sai sót hành chính dẫn đến bị xử phạt đáng tiếc.

2. Thời hiệu xử phạt hành vi không thông báo tổ chức làm thêm giờ cho Sở Nội vụ là mấy năm?

Bên cạnh mức phạt, thời hiệu xử phạt cũng là vấn đề pháp lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thời hiệu xử phạt là khoảng thời gian mà cơ quan có thẩm quyền được phép ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm của doanh nghiệp.

Theo quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động là 01 năm.

Để tính chính xác thời điểm bắt đầu tính thời hiệu xử phạt, doanh nghiệp cần đối chiếu với nguyên tắc xác định hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc hoặc đang thực hiện. Theo quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP dẫn chiếu đến khoản 1 Điều 8 Nghị định 118/2021/NĐ-CP:

• Hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Là hành vi được thực hiện một lần hoặc nhiều lần và có căn cứ xác định hành vi đã thực hiện xong trước thời điểm cơ quan, người có thẩm quyền phát hiện vi phạm hành chính. Đối với hành vi này, thời hiệu 01 năm được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
• Hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện: Là hành vi đang diễn ra tại thời điểm cơ quan, người có thẩm quyền phát hiện vi phạm hành chính và hành vi đó vẫn đang xâm hại trật tự quản lý nhà nước. Đối với hành vi này, thời hiệu 01 năm được tính từ thời điểm người có thẩm quyền phát hiện hành vi vi phạm.

Đối với hành vi không thông báo làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm, thời điểm vi phạm được xác định là khi doanh nghiệp đã thực hiện việc huy động làm thêm giờ vượt quá mốc 200 giờ trong năm đó mà không gửi văn bản thông báo đến Sở Nội vụ theo thời hạn quy định.

3. Trường hợp nào được tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm?

Không phải mọi doanh nghiệp và mọi ngành nghề đều được phép huy động người lao động làm thêm giờ ở mức cao từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm. Pháp luật lao động giới hạn rất nghiêm ngặt đối tượng và điều kiện áp dụng nhằm bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của người lao động.

Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được sử dụng người lao động làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm trong các trường hợp cụ thể sau:

1. Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
2. Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
3. Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;
4. Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;
5. Các trường hợp khác do Chính phủ quy định.

Bên cạnh việc thuộc các trường hợp nêu trên, khi tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm, doanh nghiệp bắt buộc phải bảo đảm đầy đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Phải được sự đồng ý của người lao động: Doanh nghiệp không được tự ý áp đặt hoặc ép buộc người lao động làm thêm giờ. Sự đồng ý này phải được thể hiện rõ ràng bằng văn bản hoặc các hình thức thỏa thuận hợp pháp khác theo quy định.
• Bảo đảm giới hạn số giờ làm thêm: Số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày. Trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng.
• Thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo: Gửi thông báo bằng văn bản cho Sở Nội vụ nơi tổ chức làm thêm giờ và nơi đặt trụ sở chính theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và các khoản phạt hành chính không đáng có, mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc văn minh, bảo vệ sức khỏe bền vững cho nguồn nhân lực - tài sản quý giá nhất của mọi tổ chức kinh tế.