Trong giai đoạn cuối năm 2020, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước bước ngoặt lớn về chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính - kế toán. Việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo lộ trình tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều đơn vị.

1. Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử trên thiết bị di động?

Trước đây, việc tra cứu hóa đơn thường gắn liền với máy tính để bàn tại văn phòng. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, các ứng dụng di động như E-invoice đã cho phép kế toán và nhà quản lý truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần đối soát nhanh thông tin với khách hàng hoặc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn ngay tại hiện trường giao dịch.

Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bên mua hàng hóa, dịch vụ có quyền tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử để kiểm tra tính xác thực. Việc sử dụng ứng dụng di động giúp quy trình này trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết.

2. Hướng dẫn chi tiết các bước tra cứu trên App E-invoice

2.1. Cài đặt và thiết lập ban đầu

Để bắt đầu, người dùng cần tải ứng dụng từ các kho ứng dụng chính thống. Hiện tại, ứng dụng đã hỗ trợ đầy đủ trên cả hai nền tảng phổ biến nhất:

• Hệ điều hành Android: Tìm kiếm từ khóa "Einvoice" trên CH Play.
• Hệ điều hành iOS: Tìm kiếm trên App Store và nhấn tải về.

Sau khi cài đặt thành công, bước đăng nhập là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính bảo mật. Người dùng cần cung cấp chính xác Mã số thuế doanh nghiệp, Tên đăng nhập và Email đã đăng ký. Hệ thống áp dụng cơ chế bảo mật nghiêm ngặt: nếu nhập sai quá 05 lần, tài khoản sẽ tự động bị khóa để bảo vệ dữ liệu theo tiêu chuẩn an toàn thông tin.

2.2. Thao tác tra cứu và lọc dữ liệu chuyên sâu

Khi đã truy cập vào hệ thống, người dùng có thể thực hiện các nghiệp vụ tra cứu từ cơ bản đến nâng cao:

• Tra cứu danh sách: Hiển thị toàn bộ hóa đơn đã lập, đã xuất hoặc đang chờ xử lý.
• Chức năng lọc thông minh: Cho phép tìm kiếm theo tên khách hàng, khoảng thời gian (Từ ngày - Đến ngày) để thu hẹp phạm vi dữ liệu.
• Thống kê báo cáo: Xem nhanh tình hình sử dụng hóa đơn trong 6 tháng đầu năm hoặc cuối năm, giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời dòng tiền và doanh số.

3. Những lưu ý về tính pháp lý của hóa đơn điện tử tra cứu qua App

Cần lưu ý rằng, thông tin tra cứu trên ứng dụng di động có giá trị đối chiếu và kiểm tra nhanh. Đối với các thủ tục hành chính hoặc quyết toán thuế, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn về định dạng dữ liệu theo Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

"Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử."

Việc tra cứu qua App giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện các sai sót về thông tin như mã số thuế, địa chỉ hoặc đơn giá trước khi thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình kế toán.

Kết luận

Sử dụng ứng dụng di động để tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ là một tiện ích công nghệ mà còn là giải pháp quản trị thông minh trong kỷ nguyên số. Với sự hỗ trợ từ các nền tảng hiện đại, công việc của người kế toán sẽ trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn, góp phần thúc đẩy sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.