Trong bối cảnh nền kinh tế số tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ vào năm 2019, việc các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty hợp danh, chủ động triển khai các ứng dụng di động để cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (TMĐT) đã trở thành xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, để vận hành một sàn giao dịch TMĐT hoặc ứng dụng bán hàng đúng luật, doanh nghiệp cần xây dựng một bản Quy chế hoạt động chặt chẽ, minh bạch.

Căn cứ pháp lý quan trọng cần lưu ý

Việc xây dựng quy chế không chỉ là hình thức mà còn là điều kiện bắt buộc để thực hiện thủ tục thông báo/đăng ký với Bộ Công Thương. Các văn bản pháp luật cốt lõi điều chỉnh hoạt động này bao gồm:

• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử.
• Thông tư 59/2015/TT-BCT quy định về quản lý hoạt động thương mại điện tử qua ứng dụng trên thiết bị di động.
• Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về quyền và nghĩa vụ của thành viên hợp danh trong quản lý điều hành.

Cấu trúc chi tiết của Mẫu Quy chế hoạt động

Một bản quy chế chuẩn cần đảm bảo các nội dung sau đây để bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và người tiêu dùng:

1. Nguyên tắc và Quy định chung

Tại phần này, doanh nghiệp cần nêu rõ mục đích của ứng dụng (ví dụ: kết nối người mua và người bán, cung cấp dịch vụ vận chuyển...). Đặc biệt, đối với công ty hợp danh, cần xác định rõ trách nhiệm của các thành viên hợp danh đối với các giao dịch phát sinh trên nền tảng theo quy định của Điều 172 Luật Doanh nghiệp 2014.

2. Quy trình giao dịch và Thanh toán

Đây là phần trọng tâm của quy chế. Doanh nghiệp phải mô tả chi tiết các bước từ khi khách hàng tìm kiếm sản phẩm, đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thanh toán. Quy trình cần được minh họa bằng hình ảnh thực tế từ giao diện ứng dụng để người dùng dễ dàng hình dung.

Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, các ứng dụng có chức năng đặt hàng trực tuyến phải có cơ chế cho phép khách hàng rà soát, bổ sung, sửa đổi và xác nhận nội dung giao dịch trước khi gửi đơn hàng.

3. Bảo vệ thông tin cá nhân và An toàn giao dịch

Doanh nghiệp có nghĩa vụ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng. Quy chế phải nêu rõ:

• Mục đích thu thập thông tin.
• Phạm vi sử dụng thông tin.
• Thời gian lưu trữ thông tin.
• Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận với thông tin đó.

"Thương nhân, tổ chức sở hữu ứng dụng cung cấp dịch vụ thương mại điện tử có trách nhiệm ngăn chặn và loại bỏ khỏi ứng dụng các thông tin bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật."

Lời khuyên cho Công ty hợp danh

Do đặc thù của công ty hợp danh là các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty, việc kiểm soát rủi ro pháp lý trên ứng dụng TMĐT là cực kỳ quan trọng. Ban quản lý ứng dụng cần thường xuyên cập nhật các quy định mới và thực hiện hậu kiểm chặt chẽ đối với các đối tác bán hàng trên nền tảng của mình.

Việc xây dựng một quy chế hoạt động chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua các đợt thanh tra của cơ quan chức năng mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc nơi khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng bền vững.