Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân, việc phát hành hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) là một bước ngoặt quan trọng đánh dấu sự sẵn sàng trong việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ ra thị trường. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trước các quy định về trình tự và thời gian nộp hồ sơ. Theo quy định pháp luật hiện hành tính đến tháng 02/2019, trước khi sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Kế toán doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn GTGT trước khi thực hiện thông báo phát hành (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Lưu ý quan trọng: Các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sẽ sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ là đơn vị thực hiện thông báo phát hành, doanh nghiệp không phải làm thủ tục này.

2. Trình tự thực hiện thông báo phát hành hóa đơn

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn. Đây là điểm cải cách quan trọng so với quy định cũ (05 ngày), giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa hóa đơn vào sử dụng.

Mẫu hóa đơn GTGT cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trong hồ sơ thông báo (ảnh minh họa)

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý

Sau khi nhận được Thông báo, cơ quan Thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của nội dung. Nếu phát hiện thông báo không đảm bảo đúng quy định, trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan thuế phải có văn bản phản hồi để doanh nghiệp điều chỉnh. Nếu sau 02 ngày không có ý kiến từ cơ quan thuế, doanh nghiệp được quyền sử dụng hóa đơn theo số lượng đã thông báo.

3. Thành phần hồ sơ chi tiết

Để đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu, doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn: Theo mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư.
• Hóa đơn mẫu: Bản in đúng thiết kế, màu sắc, kích thước sẽ phát hành (không cần gửi kèm nếu phát hành từ lần thứ 2 trở đi mà không thay đổi mẫu).
• Quyết định áp dụng hóa đơn đặt in: Văn bản nội bộ của doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn.
• Giấy ủy quyền: Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là chủ doanh nghiệp tư nhân.

4. Những lưu ý đặc biệt dành cho doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần lưu tâm các trường hợp đặc thù sau:

"Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp."

Ngoài ra, khi doanh nghiệp thay đổi tên hoặc địa chỉ kinh doanh nhưng vẫn muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ đã in, cần thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin đến cơ quan thuế.

5. Kết luận và lời khuyên

Việc tuân thủ đúng thời hạn 02 ngày và chuẩn bị hồ sơ chỉn chu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về hành vi "sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng" mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Doanh nghiệp nên thường xuyên tra cứu trạng thái hóa đơn trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đảm bảo thông tin đã được cập nhật chính xác.