Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thay đổi các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như tên đơn vị, địa chỉ trụ sở chính hay cơ quan thuế quản lý là điều khó tránh khỏi. Đối với các đơn vị đang sử dụng hóa đơn đặt in hoặc tự in, khi có sự thay đổi thông tin nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo điều chỉnh để tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành.

Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng

Thủ tục này được thực hiện dựa trên các quy định quan trọng tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đối tượng áp dụng bao gồm các tổ chức, cá nhân kinh doanh có phát hành hóa đơn đặt in, tự in khi có sự thay đổi về tên, địa chỉ trụ sở chính.

Trường hợp cần nộp Thông báo điều chỉnh thông tin

Theo quy định tại khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết thì phải thực hiện các bước sau:

• Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu đề tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
• Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn

Dưới đây là mẫu chuẩn được trình bày theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

THÔNG BÁO ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN

TẠI THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN

(Dành cho tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hành hóa đơn đặt in, tự in)

1. Tên đơn vị phát hành hóa đơn: ..................................................................

2. Mã số thuế: .................................................................................................

3. Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................

4. Điện thoại: ...................................................................................................

Ngày ........ tháng ........ năm ............., (tổ chức, cá nhân) đã có thông báo phát hành hóa đơn. Nay (tổ chức, cá nhân) đăng ký thông tin thay đổi như sau:

STT	Thông tin thay đổi	Thông tin cũ	Thông tin mới
1	Tên đơn vị/Địa chỉ	................................	................................

6. Thông tin đơn vị chủ quản (trường hợp tổ chức, cá nhân dùng hóa đơn của đơn vị chủ quản đặt in, tự in):

- Tên đơn vị: ........................................................................................................................

- Mã số thuế: ........................................................................................................................

7. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ........................................................................

........, ngày ......... tháng ......... năm ......... NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện

Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn nộp thông báo này để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Thông thường, việc nộp thông báo phải được thực hiện trước khi sử dụng hóa đơn với thông tin mới. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thủ tục sẽ phức tạp hơn, bao gồm việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế chuyển đi và thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế chuyển đến.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC sẽ giúp bộ phận kế toán thực hiện đúng quy trình, đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn trong các kỳ quyết toán thuế.