Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, việc phát sinh sai sót khi kê khai thuế là tình huống thường gặp, ngay cả với những kế toán dày dạn kinh nghiệm. Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro bị xử phạt nặng, người nộp thuế cần nắm vững quy trình khai bổ sung. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (Mẫu 01/KHBS) theo đúng quy định hiện hành năm 2019.

Kế toán cần rà soát kỹ lưỡng hồ sơ trước khi thực hiện khai bổ sung thuế năm 2019 (ảnh minh họa)

1. Tầm quan trọng của Bản giải trình khai bổ sung Mẫu 01/KHBS

Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, khi người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ, việc lập Bản giải trình 01/KHBS là bắt buộc. Đây là văn bản pháp lý giải thích rõ ràng các nội dung điều chỉnh, giúp cơ quan thuế nắm bắt được nguyên nhân và số liệu chênh lệch.

2. Thời hạn và điều kiện thực hiện khai bổ sung năm 2019

Căn cứ vào Điều 34 Luật Quản lý thuế 2006, quyền khai bổ sung của doanh nghiệp được quy định như sau:

• Thời điểm: Người nộp thuế có thể thực hiện khai bổ sung vào bất kỳ ngày làm việc nào.
• Điều kiện tiên quyết: Việc khai bổ sung phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Nếu sau khi đã có quyết định thanh kiểm tra mới phát hiện sai sót, doanh nghiệp vẫn có thể khai bổ sung nhưng sẽ bị xử lý vi phạm theo các mức độ khác nhau tùy vào tính chất của sai phạm.

3. Thành phần hồ sơ khai bổ sung đầy đủ

Để hồ sơ khai bổ sung được chấp nhận, kế toán cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC bao gồm:

1. Tờ khai thuế mới: Là tờ khai của kỳ tính thuế có sai sót đã được điều chỉnh lại số liệu đúng.
2. Bản giải trình 01/KHBS: Áp dụng khi việc điều chỉnh có làm phát sinh chênh lệch số thuế (tăng hoặc giảm).
3. Tài liệu chứng minh: Các hóa đơn, chứng từ hoặc bảng kê giải thích cho các con số điều chỉnh trong bản giải trình.

Việc chuẩn bị hồ sơ khai bổ sung cần sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối (ảnh minh họa)

4. Hướng dẫn chi tiết cách lập Mẫu 01/KHBS trên phần mềm HTKK

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện lập mẫu này trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK). Cấu trúc của Mẫu 01/KHBS gồm 3 phần chính:

4.1. Phần A: Nội dung bổ sung, điều chỉnh thông tin đã kê khai

Tại phần này, kế toán cần liệt kê chi tiết các chỉ tiêu bị sai sót. Ví dụ:

• Chỉ tiêu điều chỉnh: Thuế GTGT đầu ra, Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ...
• Số đã kê khai: Con số trên tờ khai lần đầu (hoặc lần bổ sung gần nhất).
• Số điều chỉnh: Con số đúng sau khi đã phát hiện sai sót.
• Chênh lệch: Phần mềm sẽ tự động tính toán số tiền chênh lệch giữa hai cột trên.

4.2. Phần B: Tính số tiền chậm nộp

Nếu việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải tự xác định số tiền chậm nộp. Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật số 106/2016/QH13, mức tiền chậm nộp áp dụng từ ngày 01/07/2016 là 0,03%/ngày.

Công thức: Tiền chậm nộp = Số thuế tăng thêm x Số ngày chậm nộp x 0,03%

Số ngày chậm nộp được tính từ ngày tiếp sau ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế đến ngày người nộp thuế nộp số tiền thuế vào ngân sách nhà nước.

4.3. Phần C: Lý do điều chỉnh

Kế toán cần ghi rõ nguyên nhân dẫn đến sai sót (ví dụ: do kê khai sót hóa đơn đầu vào, nhầm lẫn số liệu giữa các dòng, áp dụng sai thuế suất...). Lý do càng chi tiết và hợp lý sẽ giúp quá trình giải trình với cơ quan thuế sau này thuận lợi hơn.

5. Những lưu ý "vàng" khi thực hiện khai bổ sung

Một sai lầm phổ biến là kế toán không phân biệt được khi nào phải nộp tiền và khi nào chỉ cần điều chỉnh chỉ tiêu khấu trừ. Cụ thể:

• Trường hợp tăng thuế phải nộp: Doanh nghiệp phải nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp vào ngân sách.
• Trường hợp giảm thuế được khấu trừ: Nếu vẫn còn thuế được khấu trừ (không phát sinh thuế phải nộp), doanh nghiệp không phải nộp tiền chậm nộp nhưng phải đưa số thuế điều chỉnh giảm vào chỉ tiêu [37] trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại.
• Trường hợp tăng thuế được khấu trừ: Doanh nghiệp đưa số thuế điều chỉnh tăng vào chỉ tiêu [38] trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại.

Việc nắm vững cách lập Mẫu 01/KHBS không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Luật Quản lý thuế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán, giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý không đáng có.