Trong quá trình đẩy mạnh chuyển đổi số tại các cơ quan nhà nước và tổ chức, việc thuê dịch vụ công nghệ số theo yêu cầu đặc thù (các dịch vụ không có sẵn phổ biến trên thị trường) đóng vai trò then chốt nhưng cũng phức tạp nhất trong khâu lập dự toán tài chính. Nhằm tháo gỡ vướng mắc này, các cơ quan chức năng đã ban hành hành lang pháp lý rõ ràng, giúp chủ đầu tư và bên mời thầu dự toán chính xác ngân sách.

Căn cứ quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN và điểm h khoản 2 Điều 67 Nghị định 224/2026/NĐ-CP, dự toán và chi phí thuê dịch vụ công nghệ số không sẵn có trên thị trường được xác định bài bản và chặt chẽ theo các cấu phần cụ thể.

1. Cấu trúc tổng thể dự toán thuê dịch vụ công nghệ số không sẵn có

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN, tổng dự toán thuê dịch vụ công nghệ số không có sẵn trên thị trường được xác định theo công thức:

G = G_DV + G_QL + G_TV + G_K + G_DP

Trong đó, các cấu phần chi phí được phân tích và phân loại rõ ràng như sau:

• G: Tổng dự toán thuê dịch vụ (đơn vị: đồng).
• G_DV: Chi phí thuê dịch vụ công nghệ số trực tiếp (bao gồm phần mềm, hạ tầng và vận hành).
• G_QL: Chi phí quản lý phục vụ cho quá trình thuê dịch vụ của chủ trì thuê.
• G_TV: Chi phí tư vấn (lập kế hoạch, thẩm định, giám sát triển khai...).
• G_K: Các chi phí cần thiết khác theo quy định.
• G_DP: Chi phí dự phòng cho các yếu tố phát sinh khối lượng hoặc tạm tính.

2. Phương pháp tính chi phí thuê dịch vụ công nghệ số trực tiếp (G_DV)

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN, chi phí thuê dịch vụ công nghệ số được tách thành hai phần riêng biệt:

G_DV = G_DVCNS + G_VH

• G_DVCNS: Chi phí thuê dịch vụ phần mềm, hạ tầng số được xây dựng theo yêu cầu chuyên biệt.
• G_VH: Chi phí quản trị, vận hành, duy trì và bảo trì dịch vụ số trong suốt thời gian thuê.

Các chi phí này được xác định theo các phương pháp quy định tại khoản 3 Điều 67 Nghị định 224/2026/NĐ-CP kết hợp cùng hướng dẫn chi tiết tại các Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2026/TT-BKHCN.

Ngoài ra, tại điểm b khoản 2 Điều 6 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN, thuế giá trị gia tăng và các loại phí lệ phí liên quan phải được tính toán đầy đủ theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành.

3. Nội dung công việc quản trị, vận hành và bảo trì làm căn cứ tính chi phí (G_VH)

Để đảm bảo không bị tính thừa hoặc thiếu, cơ quan chủ trì thuê dịch vụ phải đối chiếu khối lượng công việc thực tế với quy định tại Điều 7 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN và Điều 8 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN:

• Công việc quản trị, vận hành: Bố trí nhân sự chuyên trách, theo dõi log hoạt động hệ thống, chẩn đoán xử lý sự cố, tối ưu hiệu năng, phân quyền quản trị tài khoản, kiểm soát - đối soát dữ liệu, diễn tập an toàn thông tin và bảo đảm kết nối liên thông dữ liệu.
• Công việc bảo trì: Kiểm tra định kỳ phần cứng máy chủ/mạng, sao lưu cơ sở dữ liệu và mã nguồn, cập nhật bản vá lỗi an ninh mạng, kiểm tra tải và hiệu suất phần mềm.

Lưu ý quan trọng: Căn cứ khoản 8 Điều 8 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN, chi phí bảo trì không được bao gồm các công việc thuộc nghĩa vụ bảo hành của nhà thầu theo Điều 59 Nghị định 224/2026/NĐ-CP và các nội dung phát triển nâng cấp tính năng mới.

4. Nguyên tắc tính chi phí dự phòng và xử lý các trường hợp đặc thù

Theo khoản 4 Điều 6 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN, chi phí dự phòng (G_DP) được xác định dựa trên tổng các chi phí dịch vụ, quản lý, tư vấn và chi phí khác theo công thức:

G_DP = (G_DV + G_QL + G_TV + G_K) × K_dp

Trong đó, hệ số dự phòng K_dp tối đa là 10%. Việc áp dụng hệ số dự phòng cần căn cứ vào mức độ rủi ro, quy mô và độ phức tạp kỹ thuật của dịch vụ công nghệ số.

Tình huống tự thực hiện hoặc đặt hàng nhà nước:

• Chủ trì thuê tự thực hiện: Theo khoản 5 Điều 6 dẫn chiếu đến khoản 6 Điều 5 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN, chi phí nhân lực công chức thực hiện ngoài giờ áp dụng chế độ làm thêm giờ, còn máy móc, công cụ được tính theo giá thị trường hoặc định mức hiện hành.
• Thuê dịch vụ theo hình thức đặt hàng: Áp dụng quy định tại khoản 8 Điều 39 Nghị định 224/2026/NĐ-CP và khoản 6 Điều 6 Thông tư 39/2026/TT-BKHCN. Trường hợp dịch vụ có thử nghiệm và đã được hỗ trợ ngân sách theo Điều 39 Nghị định 224/2026/NĐ-CP, hai bên phải rà soát, loại trừ phần chi phí đã hỗ trợ để tránh trùng lặp kinh phí nhà nước.

Việc nắm vững các quy định về xác định chi phí và phân định rõ trách nhiệm giữa chủ đầu tư và đơn vị cung ứng dịch vụ không chỉ giúp lập dự toán chính xác mà còn đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về quản lý tài chính, ngân sách và đấu thầu trong chuyển đổi số.