Việc xác định nghĩa vụ thuế và các loại chứng từ cần thiết khi thực hiện giao dịch thuê nhà từ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh luôn là chủ đề nhận được sự quan tâm lớn từ cộng đồng doanh nghiệp. Để tháo gỡ những vướng mắc này, Cục Thuế đã có những hướng dẫn cụ thể dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

Quy định về phương pháp tính thuế đối với hộ kinh doanh cho thuê nhà

Theo quy định tại khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019, những hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có quy mô doanh thu và lao động đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ sẽ phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. Điều này đặt ra yêu cầu khắt khe hơn về việc quản lý hóa đơn và chứng từ.

Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 9 Thông tư 40/2021/TT-BTC cũng làm rõ khái niệm về cá nhân cho thuê tài sản. Theo đó, hoạt động cho thuê nhà, mặt bằng, cửa hàng hay kho bãi (không bao gồm dịch vụ lưu trú) được xếp vào nhóm cho thuê tài sản. Cá nhân có thể lựa chọn khai thuế theo từng lần phát sinh kỳ thanh toán hoặc khai thuế theo năm dương lịch tùy thuộc vào điều kiện thực tế.

Hộ kinh doanh cho thuê nhà có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất là liệu chủ nhà có phải xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đi thuê hay không. Căn cứ vào Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, đối với trường hợp cá nhân cho thuê tài sản, hướng dẫn từ cơ quan thuế nêu rõ rằng hộ kinh doanh, cá nhân không thuộc trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi cho thuê tài sản. Thay vào đó, các bên sẽ sử dụng các loại chứng từ khác để làm căn cứ hạch toán chi phí.

Hồ sơ chứng từ để doanh nghiệp được trừ chi phí thuê nhà

Để đảm bảo tính hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể:

• Trường hợp thông thường: Hồ sơ bao gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê.
• Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay: Nếu hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, hồ sơ cần có thêm chứng từ nộp thuế thay.
• Trường hợp giá thuê chưa bao gồm thuế: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê bao gồm cả phần thuế nộp thay nếu có thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng.

Quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC nhấn mạnh việc doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Như vậy, việc nắm vững các quy định về chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình quyết toán thuế.