Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc góp vốn điều lệ là bước khởi đầu quan trọng. Tuy nhiên, không ít nhà đầu tư và doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc lựa chọn hình thức thanh toán hợp lệ. Việc hiểu sai quy định có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính lên tới hàng trăm triệu đồng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành tính đến năm 2020 về vấn đề này.

1. Quy định về hình thức thanh toán khi góp vốn vào doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 222/2013/NĐ-CP về thanh toán bằng tiền mặt, các giao dịch tài chính của doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ nhằm minh bạch hóa dòng vốn. Cụ thể, quy định này được hướng dẫn chi tiết tại Điều 3 Thông tư 09/2015/TT-BTC như sau:

"1. Các doanh nghiệp không sử dụng tiền mặt (tiền giấy, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nước phát hành) để thanh toán khi thực hiện các giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác.

2. Khi thực hiện giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác, các doanh nghiệp sử dụng các hình thức sau:

a) Thanh toán bằng Séc;

b) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi – chuyển tiền;

c) Các hình thức thanh toán không sử dụng tiền mặt phù hợp khác theo quy định hiện hành."

Như vậy, pháp luật cấm tuyệt đối việc các pháp nhân (doanh nghiệp) sử dụng tiền mặt để thực hiện góp vốn vào một doanh nghiệp khác. Mọi giao dịch này bắt buộc phải thực hiện thông qua hệ thống ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác.

2. Cá nhân góp vốn có được dùng tiền mặt không?

Một câu hỏi thường gặp là liệu cá nhân khi thành lập hoặc góp vốn vào công ty có phải tuân thủ quy định trên hay không? Dựa trên tinh thần của Nghị định 222/2013/NĐ-CP, đối tượng bị điều chỉnh trực tiếp là "doanh nghiệp".

Do đó, đối với các nhà đầu tư là cá nhân, pháp luật hiện hành (tính đến năm 2020) chưa có quy định bắt buộc phải góp vốn qua tài khoản ngân hàng. Cá nhân vẫn có thể thực hiện góp vốn bằng tiền mặt vào doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính an toàn pháp lý và dễ dàng chứng minh việc hoàn tất nghĩa vụ góp vốn, các chuyên gia pháp lý thường khuyến nghị cá nhân nên thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng.

3. Mức xử phạt khi vi phạm hình thức góp vốn

Nếu doanh nghiệp vi phạm quy định về thanh toán không dùng tiền mặt khi góp vốn, hậu quả pháp lý là rất nghiêm trọng. Tại thời điểm năm 2020, hành vi này sẽ bị xử phạt theo quy định về vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng.

Cụ thể, theo quy định tại Nghị định 88/2019/NĐ-CP (văn bản thay thế Nghị định 96/2014/NĐ-CP), mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm quy định về thanh toán bằng tiền mặt có thể dao động từ 150.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng.

Đây là một con số không hề nhỏ, có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính và uy tín của doanh nghiệp ngay từ khi mới bắt đầu hoạt động.

4. Giải pháp khắc phục khi lỡ góp vốn sai hình thức

Theo quy định tại khoản 2 Điều 48 Luật Doanh nghiệp 2014, thời hạn để các thành viên góp vốn đủ số vốn đã cam kết là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lỡ thực hiện góp vốn bằng tiền mặt, để tránh bị xử phạt, nhà đầu tư nên thực hiện các bước sau:

• Rút lại khoản tiền mặt: Làm thủ tục hoàn trả lại khoản tiền mặt đã góp sai quy định.
• Thực hiện chuyển khoản: Tiến hành chuyển khoản số tiền vốn đó từ tài khoản của doanh nghiệp góp vốn sang tài khoản vốn của công ty nhận vốn theo đúng quy định.
• Lưu giữ chứng từ: Đảm bảo các lệnh chi, ủy nhiệm chi được lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ đúng hình thức góp vốn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính nặng nề mà còn giúp minh bạch hóa báo cáo tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của đơn vị.