Trong kỷ nguyên số hóa, chứng thư số đóng vai trò như một "con dấu điện tử" không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan và chủ quan, công cụ này có thể bị tạm dừng hiệu lực, gây ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động ký kết hợp đồng, kê khai thuế hay giao dịch ngân hàng. Vậy khi nào doanh nghiệp rơi vào tình trạng này và quy trình xử lý ra sao?

1. 04 kịch bản dẫn đến việc tạm dừng chứng thư số

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, việc tạm dừng chứng thư số không phải là sự kiện ngẫu nhiên mà phải dựa trên các căn cứ pháp lý cụ thể:

• Theo yêu cầu tự nguyện của doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp nhận thấy nguy cơ mất an toàn hoặc tạm thời không có nhu cầu sử dụng, họ có quyền gửi văn bản đề nghị đến tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số. Lưu ý, nếu người thực hiện không phải là đại diện pháp luật thì bắt buộc phải có văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Phát hiện sai sót từ nhà cung cấp: Nếu tổ chức cung cấp dịch vụ nhận thấy quá trình cấp phát, tạo khóa có sai phạm kỹ thuật hoặc pháp lý gây ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên, họ sẽ chủ động tạm dừng để khắc phục.
• Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Đây là trường hợp mang tính cưỡng chế khi các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan an ninh hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông có văn bản yêu cầu để phục vụ công tác điều tra hoặc quản lý nhà nước.
• Vi phạm thỏa thuận hợp đồng: Các điều khoản về thanh toán phí dịch vụ hoặc quy định sử dụng trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cũng là căn cứ để tạm dừng hiệu lực chứng thư.

2. Quy trình tạm dừng và trách nhiệm của các bên

Khi có đủ căn cứ, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng sẽ thực hiện các bước sau:

Thứ nhất, tiến hành khóa hiệu lực của chứng thư số trên hệ thống kỹ thuật. Thứ hai, thông báo ngay lập tức cho doanh nghiệp sở hữu để họ nắm bắt tình hình và điều chỉnh các giao dịch đang dang dở. Cuối cùng, thông tin về thời gian bắt đầu và dự kiến kết thúc việc tạm dừng phải được công bố công khai trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số để bên thứ ba (đối tác, cơ quan thuế...) có thể tra cứu.

Việc tạm dừng chứng thư số phải đảm bảo tính kịp thời để ngăn chặn các rủi ro phát sinh, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023.

3. Làm thế nào để khôi phục hoạt động?

Doanh nghiệp không cần quá lo lắng vì việc tạm dừng chỉ mang tính chất nhất thời. Ngay khi các căn cứ tạm dừng không còn tồn tại (ví dụ: đã thanh toán phí, đã tìm lại được Token, hoặc cơ quan điều tra gỡ bỏ yêu cầu), tổ chức cung cấp dịch vụ có trách nhiệm khôi phục lại trạng thái hoạt động bình thường cho chứng thư số.

Lời khuyên pháp lý: Để tránh rơi vào tình huống bị động, doanh nghiệp tư nhân nên thường xuyên kiểm tra thời hạn chứng thư số, bảo mật tuyệt đối mã PIN và tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng dịch vụ. Trong trường hợp bị tạm dừng không rõ lý do, hãy liên hệ ngay với đơn vị cung cấp hoặc luật sư chuyên trách để được hỗ trợ bảo vệ quyền lợi.