Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc tự in hóa đơn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có quyền tự khởi tạo loại chứng từ quan trọng này. Tính đến thời điểm tháng 6 năm 2019, các quy định về điều kiện tự in hóa đơn vẫn được thực hiện nghiêm ngặt theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Chuyên viên kế toán đang rà soát các điều kiện pháp lý để triển khai tự in hóa đơn tại doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Những đối tượng nào được phép tạo hóa đơn tự in?

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối tượng được tạo hóa đơn tự in được chia thành hai nhóm chính với các tiêu chuẩn cụ thể như sau:

Nhóm 1: Doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tự in từ khi có mã số thuế

Đây là nhóm đối tượng có tính đặc thù hoặc quy mô vốn lớn, bao gồm:

• Các doanh nghiệp được thành lập hợp pháp trong các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
• Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên (tính theo số vốn thực góp tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn). Quy định này áp dụng cho cả các chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh nếu họ trực tiếp kê khai và nộp thuế GTGT.

Nhóm 2: Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ mới thành lập từ ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ thấp, điều kiện sẽ khắt khe hơn. Cụ thể, doanh nghiệp phải có mức đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc thiết bị từ 01 tỷ đồng trở lên (ghi trên hóa đơn mua tài sản) và đáp ứng đồng thời các tiêu chí:

• Đã được cấp mã số thuế và có phát sinh doanh thu thực tế.
• Sở hữu hệ thống thiết bị tin học (máy tính, máy in) đảm bảo việc lập hóa đơn.
• Sử dụng phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo dữ liệu được chuyển vào sổ kế toán định kỳ hàng tháng để hạch toán doanh thu.
• Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế (hoặc tổng mức phạt dưới 50 triệu đồng trong vòng 365 ngày liên tục).

Hệ thống máy in chuyên dụng phục vụ việc tự in hóa đơn tại văn phòng doanh nghiệp (ảnh minh họa)

2. Nguyên tắc bắt buộc khi vận hành hệ thống tự in hóa đơn

Việc tự in hóa đơn không chỉ dừng lại ở việc có máy móc, mà còn phải tuân thủ các nguyên tắc kỹ thuật để tránh gian lận tài chính. Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức cần lưu ý:

"Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 02 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy). Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng."

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính duy nhất và bảo mật của số hóa đơn được phát hành ra từ hệ thống của mình.

3. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tự in

Trước khi chính thức sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Ra quyết định áp dụng: Quyết định phải nêu rõ hệ thống thiết bị, bộ phận chịu trách nhiệm kỹ thuật và mẫu hóa đơn dự kiến.
2. Gửi văn bản đề nghị: Theo Thông tư 37/2017/TT-BTC, doanh nghiệp gửi mẫu số 3.14 đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Thông báo phát hành: Sau khi được cơ quan thuế xác nhận đủ điều kiện, doanh nghiệp thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo quy định trước khi đưa vào sử dụng thực tế.

Lời khuyên pháp lý: Đối với các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu sử dụng phần mềm tự in hóa đơn do chính cơ quan thuế cung cấp để đảm bảo sự giám sát chặt chẽ. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thông báo từ cơ quan thuế địa phương để đảm bảo tính tuân thủ cao nhất.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện về điều kiện tự in hóa đơn cho quý doanh nghiệp trong năm 2019. Việc nắm vững luật không chỉ giúp tránh rủi ro bị xử phạt mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.