Trong bối cảnh các giao dịch dân sự và kinh tế ngày càng phức tạp, việc thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch là bước đệm pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên. Tuy nhiên, không ít người dân khi đến văn phòng công chứng phải ngậm ngùi ra về vì thiếu sót các giấy tờ cần thiết. Để giúp quý độc giả chủ động hơn, chúng tôi xin tổng hợp chi tiết các loại giấy tờ cần mang theo khi đi công chứng dựa trên quy định của Luật Công chứng 2014.

Quy định chung về hồ sơ yêu cầu công chứng

Theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 của Luật Công chứng 2014, tùy vào việc hợp đồng đã được soạn thảo sẵn hay do công chứng viên soạn thảo mà thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định.

Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã soạn thảo sẵn

Đối với trường hợp này, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng: Đây là mẫu có sẵn tại các tổ chức hành nghề công chứng, người dân sẽ điền thông tin cá nhân và nội dung cần công chứng tại chỗ.
• Dự thảo hợp đồng, giao dịch: Bản thảo mà các bên đã thỏa thuận trước đó.
• Bản sao giấy tờ tùy thân: Bao gồm Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng: Đối với các tài sản phải đăng ký (như nhà đất, xe cộ), bạn bắt buộc phải có Sổ đỏ, Sổ hồng hoặc Đăng ký xe.
• Các giấy tờ liên quan khác: Ví dụ như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, quyết định ly hôn, văn bản thừa kế...

"Bản sao quy định tại khoản này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực." - Trích khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng 2014.

Trường hợp công chứng viên soạn thảo hợp đồng

Nếu các bên chưa có dự thảo hợp đồng và yêu cầu công chứng viên soạn thảo, hồ sơ cũng tương tự như trên nhưng không cần mang theo dự thảo hợp đồng. Công chứng viên sẽ dựa trên ý chí của các bên và quy định pháp luật để lập văn bản phù hợp.

Chi tiết các loại giấy tờ cho một số giao dịch phổ biến

1. Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất

Đây là giao dịch phổ biến nhất và cũng yêu cầu khắt khe nhất về giấy tờ. Các bên cần lưu ý chuẩn bị:

• Bên bán/chuyển nhượng: Bản chính Sổ đỏ/Sổ hồng; CMND/CCCD của cả vợ và chồng; Sổ hộ khẩu; Giấy đăng ký kết hôn (hoặc giấy xác nhận độc thân).
• Bên mua/nhận chuyển nhượng: CMND/CCCD; Sổ hộ khẩu; Giấy đăng ký kết hôn (nếu muốn đứng tên cả hai vợ chồng).
• Trường hợp ủy quyền: Nếu một trong các bên không trực tiếp có mặt, phải có Hợp đồng ủy quyền được công chứng hợp lệ.

2. Công chứng di chúc

Để việc lập di chúc diễn ra suôn sẻ, người lập di chúc cần mang theo:

• CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hạn.
• Sổ hộ khẩu gia đình.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (Sổ đỏ, sổ tiết kiệm, đăng ký xe...).
• Giấy khám sức khỏe (trong trường hợp cần chứng minh năng lực hành vi dân sự nếu người lập di chúc đã cao tuổi hoặc có bệnh lý).

Lưu ý quan trọng khi đi công chứng năm 2020

Mặc dù luật quy định nộp bản sao, nhưng khi đi công chứng, bạn bắt buộc phải mang theo bản chính của tất cả các loại giấy tờ nêu trên để công chứng viên đối chiếu. Nếu không có bản chính để đối chiếu, công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng.

Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ thời hạn của CMND (không quá 15 năm) và Hộ chiếu để tránh trường hợp giấy tờ hết giá trị pháp lý ngay tại thời điểm giao dịch. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính an toàn pháp lý tuyệt đối cho các giao dịch tài sản của mình.