Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp và thực thi nghĩa vụ thuế, khái niệm "chứng từ" đóng vai trò là "xương sống" cho mọi giao dịch kinh tế. Không chỉ đơn thuần là những tờ giấy ghi chép, chứng từ còn là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước pháp luật và cơ quan thuế. Vậy cụ thể chứng từ là gì và có những loại nào đang được lưu hành hiện nay?

1. Khái niệm chứng từ dưới góc độ pháp lý hiện hành

Hiện nay, khái niệm về chứng từ được quy định song song tại hai văn bản pháp luật quan trọng nhất là Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Dưới góc độ kế toán, theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Luật Kế toán 2015:

"Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán."

Trong khi đó, đối với lĩnh vực quản lý thuế, khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích chi tiết hơn về mục đích sử dụng:

"Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế."

Như vậy, chứng từ không chỉ tồn tại dưới dạng giấy truyền thống mà còn bao gồm chứng từ điện tử – xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số hóa hiện nay.

2. Phân loại các loại chứng từ kế toán và thuế cần biết

Dựa trên quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hệ thống chứng từ trong quản lý thuế, phí, lệ phí bao gồm các nhóm chính sau:

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Đây là loại chứng từ cực kỳ quan trọng đối với người lao động. Nó là bằng chứng xác nhận tổ chức chi trả thu nhập đã khấu trừ một phần thu nhập của cá nhân để nộp vào ngân sách nhà nước. Chứng từ này là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm hoặc hoàn thuế.

Biên lai thu thuế, phí và lệ phí

Biên lai được sử dụng khi cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được ủy quyền thu các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách. Biên lai hiện nay được chia thành 03 loại chính:

• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá.
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí (loại chung).

3. Những nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ

Để một chứng từ có giá trị pháp lý, nó phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

Đối với chứng từ khấu trừ thuế: Phải thể hiện rõ tên chứng từ, ký hiệu, số thứ tự; thông tin người nộp và người nộp thuế (tên, địa chỉ, mã số thuế); khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ.

Đối với biên lai: Ngoài các thông tin định danh tổ chức thu, biên lai phải ghi rõ tên loại khoản thu, số tiền (bằng cả số và chữ), ngày lập và chữ ký của người thu tiền. Đặc biệt, đối với biên lai điện tử, chữ ký bắt buộc phải là chữ ký số.

Việc hiểu rõ và quản lý tốt chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, tránh những rủi ro bị xử phạt hành chính không đáng có trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.