Trong các giao dịch dân sự, hành chính hiện nay, việc chứng thực chữ ký là thủ tục phổ biến nhằm xác nhận tính xác thực của người ký tên trên văn bản. Tuy nhiên, không ít người dân vẫn lúng túng khi lựa chọn nơi thực hiện hoặc bị từ chối hồ sơ do thiếu sót giấy tờ. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết các quy định mới nhất về vấn đề này.

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực về chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Về bản chất, người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản mà chỉ xác nhận người ký tên chính là người đã xuất trình giấy tờ tùy thân và ký trước mặt họ.

Thủ tục chứng thực chữ ký giúp xác nhận danh tính người ký trong các giao dịch (ảnh minh họa)

2. Chứng thực chữ ký ở đâu? Thẩm quyền thuộc về ai?

Hiện nay, người dân có thể linh hoạt lựa chọn một trong các địa điểm sau để thực hiện chứng thực chữ ký theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.
• Phòng Tư pháp cấp huyện: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp huyện.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Công chứng viên tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực chữ ký như UBND cấp xã.
• Cơ quan đại diện ngoại giao: Đối với người Việt Nam đang ở nước ngoài, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự sẽ thực hiện thẩm quyền này.

Lưu ý quan trọng: Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có thể thực hiện tại bất kỳ cơ quan nào nêu trên thuận tiện nhất cho mình.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để được giải quyết ngay

Để quá trình chứng thực diễn ra nhanh chóng, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

1. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng.
2. Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào (không được ký trước ở nhà).

Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu thấy đầy đủ và người yêu cầu minh mẫn, nhận thức được hành vi, người có thẩm quyền sẽ yêu cầu bạn ký trước mặt và thực hiện ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu.

4. Những trường hợp tuyệt đối không được chứng thực chữ ký

Căn cứ Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan chức năng sẽ từ chối chứng thực nếu thuộc các trường hợp:

• Người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi tại thời điểm chứng thực.
• Xuất trình giấy tờ tùy thân giả mạo hoặc hết hạn sử dụng.
• Văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền chống phá Nhà nước hoặc xúc phạm danh dự cá nhân, tổ chức.
• Văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch (trừ một số trường hợp đặc thù như ủy quyền không có thù lao).

5. Thời gian và lệ phí thực hiện

Thời hạn giải quyết chứng thực chữ ký phải được thực hiện ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nộp hồ sơ sau 15 giờ thì có thể trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Mức lệ phí hiện nay rất thấp (thường là 10.000 đồng/trường hợp), tạo điều kiện tối đa cho người dân thực hiện các thủ tục hành chính.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn nắm rõ quy trình chứng thực chữ ký ở đâu và cần chuẩn bị những gì để tiết kiệm thời gian và công sức.