Tầm quan trọng của Bảng kê người phụ thuộc trong quyết toán thuế TNCN

Trong mỗi kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc xác định và kê khai người phụ thuộc là một trong những quyền lợi sát sườn nhất của người nộp thuế. Việc lập đúng và đủ Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh không chỉ giúp cá nhân tối ưu hóa số thuế phải nộp mà còn đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.

Chuyên gia tài chính đang rà soát hồ sơ quyết toán thuế TNCN (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng cho kỳ quyết toán thuế năm 2018 (thực hiện năm 2019)

Tại thời điểm đầu năm 2019, khi các cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế cho năm tính thuế 2018, văn bản pháp lý chủ đạo điều chỉnh vấn đề này là Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, mẫu bảng kê chi tiết người phụ thuộc được sử dụng là mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN, ban hành kèm theo Thông tư này.

Bên cạnh đó, các quy định về mức giảm trừ gia cảnh vẫn được thực hiện theo Luật thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2012, cụ thể là mức giảm trừ đối với người nộp thuế là 9 triệu đồng/tháng và đối với mỗi người phụ thuộc là 3,6 triệu đồng/tháng.

Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN

Để tránh những sai sót không đáng có dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ hoặc chậm trễ trong việc hoàn thuế, người nộp thuế cần lưu ý các chỉ tiêu quan trọng sau:

1. Thông tin chung về người nộp thuế

• Chỉ tiêu [01] Kỳ tính thuế: Ghi rõ năm quyết toán (Ví dụ: Năm 2018).
• Chỉ tiêu [02], [03]: Ghi chính xác tên và mã số thuế của tổ chức chi trả thu nhập hoặc cá nhân tự quyết toán.

2. Chi tiết thông tin người phụ thuộc

Đây là phần quan trọng nhất của bảng kê, yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về dữ liệu định danh:

• Họ và tên người phụ thuộc: Viết chữ in hoa có dấu.
• Mã số thuế người phụ thuộc: Nếu người phụ thuộc đã được cấp MST, bắt buộc phải điền vào chỉ tiêu này.
• Thông tin trên giấy khai sinh: Trong trường hợp người phụ thuộc chưa có MST hoặc CMND (thường là trẻ em), cần điền đầy đủ thông tin về số quyển, nơi đăng ký khai sinh để cơ quan thuế thực hiện cấp MST mới.
• Thời gian tính giảm trừ: Cần ghi rõ từ tháng nào đến tháng nào trong năm tính thuế. Lưu ý, nếu đăng ký muộn nhưng có nuôi dưỡng thực tế thì vẫn được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Mẫu Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Chuẩn 2019)

Dưới đây là cấu trúc mẫu bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN được trình bày theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện giảm trừ gia cảnh

Người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý rằng, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (như bản sao giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, xác nhận của chính quyền địa phương...) phải được lưu giữ tại đơn vị chi trả thu nhập hoặc cá nhân tự lưu giữ để xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra thuế.

Việc kê khai trung thực và chính xác tại Bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính bạn trước pháp luật thuế hiện hành.