Kể từ ngày 01/01/2021, khi Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức đi vào cuộc sống, cộng đồng doanh nghiệp đã đón nhận một luồng gió mới trong cải cách thủ tục hành chính. Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất chính là việc nới lỏng tối đa các quy định về con dấu, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.

Bước ngoặt mới về quản lý con dấu từ Luật Doanh nghiệp 2020

Trước đây, theo quy định cũ, mỗi khi thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp phải trải qua thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia. Tuy nhiên, bối cảnh pháp lý hiện tại đã thay đổi hoàn toàn. Con dấu giờ đây không còn là "vật bất ly thân" mang tính kiểm soát hành chính nặng nề mà trở thành công cụ nhận diện và khẳng định giá trị pháp lý do chính doanh nghiệp tự quản lý.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Những trường hợp doanh nghiệp thường xuyên thay đổi mẫu dấu

Trong quá trình vận hành, có rất nhiều lý do khiến một đơn vị phải tiến hành thay đổi mẫu dấu mới. Việc nắm rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị các phương án thay thế kịp thời:

• Thay đổi thông tin định danh: Khi doanh nghiệp thay đổi tên gọi, loại hình doanh nghiệp (ví dụ từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần) hoặc thực hiện hợp nhất mã số thuế.
• Sự cố vật lý: Con dấu sau thời gian dài sử dụng bị mòn, mờ, biến dạng hoặc không may bị thất lạc, hư hỏng.
• Nhu cầu thẩm mỹ và nhận diện thương hiệu: Doanh nghiệp muốn thay đổi kích thước, màu mực hoặc thêm logo vào con dấu để tăng tính chuyên nghiệp.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở: Nếu trên con dấu cũ có khắc địa chỉ trụ sở và doanh nghiệp chuyển sang địa bàn khác, việc thay đổi con dấu là cần thiết để đảm bảo tính thống nhất thông tin.

Thủ tục thay đổi mẫu dấu: Không còn rào cản hành chính

Điểm mấu chốt mà các chủ doanh nghiệp cần lưu ý trong năm 2021 là: Doanh nghiệp KHÔNG cần làm thủ tục thông báo mẫu dấu lên Phòng Đăng ký kinh doanh.

Điều này đồng nghĩa với việc sau khi quyết định thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với các cơ sở khắc dấu uy tín để làm con dấu mới hoặc đăng ký chữ ký số. Mọi quyền quyết định về số lượng, hình thức và nội dung đều nằm trong tay doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn pháp lý nội bộ, việc thay đổi này nên được thông qua bằng một quyết định của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng quản trị và được ghi nhận trong quy chế quản lý dấu của đơn vị.

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi giao dịch với đối tác

Mặc dù pháp luật đã cởi trói, nhưng thực tế giao dịch đôi khi vẫn gặp khó khăn do thói quen cũ của các đối tác hoặc ngân hàng. Một số đơn vị vẫn yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận mẫu dấu cũ hoặc chứng minh mẫu dấu mới là hợp pháp.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên:

1. Giải thích rõ về quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2020 rằng cơ quan nhà nước không còn quản lý mẫu dấu.
2. Chủ động lập Bản cam kết sử dụng mẫu dấu, trong đó khẳng định mẫu dấu mới là mẫu dấu duy nhất và hợp pháp đang được sử dụng.
3. Cập nhật quy chế quản lý con dấu nội bộ để sẵn sàng cung cấp khi đối tác yêu cầu đối chiếu thẩm quyền.

Việc hiểu đúng và vận dụng linh hoạt các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, am hiểu pháp luật trong mắt đối tác và khách hàng.