Bước tiến lớn trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện ngành giáo dục đã chính thức được thiết lập khi học bạ số được công nhận giá trị pháp lý tương đương học bạ giấy truyền thống. Quy định mới này không chỉ giúp cắt giảm tối đa các thủ tục hành chính phiền hà trong tuyển sinh, chuyển trường mà còn xóa bỏ hoàn toàn nguy cơ gian lận, sửa chữa điểm số thủ công.

Khái niệm Học bạ số và phạm vi áp dụng theo quy định pháp luật

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, khái niệm học bạ số được định nghĩa cụ thể như sau:

"1. Học bạ số là dữ liệu điện tử ghi nhận có hệ thống quá trình học tập, kết quả học tập, kết quả rèn luyện, nhận xét, đánh giá và các thông tin liên quan của người học trong quá trình học tập tại cơ sở giáo dục."

Thay vì lưu trữ dưới dạng sổ sách giấy dễ hư hỏng, thất lạc qua thời gian, học bạ số được xây dựng hoàn toàn trên nền tảng cơ sở dữ liệu số chuẩn hóa, tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc quản lý dữ liệu ngành theo Luật Dữ liệu 2024 và khung hạ tầng Luật Giao dịch điện tử 2023. Kể từ ngày 08/10/2026, toàn bộ các cơ sở giáo dục phổ thông trên toàn quốc đồng loạt triển khai tạo lập học bạ số cho cả người học mới nhập học lẫn học sinh đang theo học tại trường.

Điều kiện bắt buộc để Học bạ số có giá trị pháp lý như học bạ giấy

Không phải mọi dữ liệu điện tử ghi nhận điểm số đều được xem là học bạ hợp pháp. Pháp luật đặt ra những chuẩn mực rất khắt khe về kỹ thuật và quy trình quản lý nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, chống xáo trộn dữ liệu học tập của học sinh.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 và khoản 2 Điều 4 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, học bạ số chỉ có giá trị pháp lý tương đương học bạ truyền thống khi hội đủ các điều kiện khắt khe sau:

• Tạo lập đúng thẩm quyền và đúng quy trình: Học bạ số phải do cơ sở giáo dục được cấp phép thành lập và vận hành trực tiếp khởi tạo trên hệ thống phần mềm quản lý học bạ chuẩn hóa do Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận.
• Chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu: Mọi thông tin về định danh học sinh, kết quả học tập các môn học, đánh giá rèn luyện phải tuân thủ đúng cấu trúc dữ liệu dùng chung của ngành giáo dục.
• Thực hiện ký số đầy đủ: Phải hoàn thành việc xác thực chữ ký số chuyên dùng theo đúng quy trình phân cấp và thẩm quyền quy định tại Điều 9 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT.

Khi hội tụ đủ các yếu tố cấu thành nêu trên, học bạ số đạt đầy đủ giá trị pháp lý để sử dụng trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ quản lý giáo dục, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan (như tuyển sinh đầu cấp, chuyển trường, xét duyệt học bổng) cũng như phục vụ các giao dịch dân sự, pháp lý hợp pháp khác.

Đặc biệt, các bản điện tử trích lục học bạ số hay bản điện tử học bạ được trích xuất hợp lệ từ hệ thống cơ sở dữ liệu chung, có gắn xác thực điện tử của nhà trường, cũng có giá trị sử dụng hoàn toàn tương đương với những nội dung thông tin được hiển thị.

Cơ chế ký số học bạ: Ai là người chịu trách nhiệm về tính chính xác?

Một trong những điểm then chốt bảo đảm giá trị chống chối bỏ của học bạ số nằm ở quy trình thực hiện chữ ký số đa tầng. Điều 9 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định cơ chế ký số kết hợp chặt chẽ giữa chữ ký số cá nhân người có thẩm quyền và chữ ký số tổ chức của cơ sở giáo dục.

Theo đó, quy trình phân công trách nhiệm ký số được thực hiện minh bạch như sau:

1. Giáo viên bộ môn / Giáo viên phụ trách hoạt động giáo dục: Thực hiện kiểm tra, nhập điểm, đưa ra nhận xét đánh giá môn học do mình giảng dạy và trực tiếp ký số cá nhân lên phần dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm.
2. Giáo viên chủ nhiệm: Thực hiện tổng hợp kết quả học tập, đánh giá mức độ rèn luyện toàn diện của học sinh trong cả năm học, ghi nhận xét chung và thực hiện ký số cá nhân xác nhận bảng tổng hợp.
3. Người đứng đầu cơ sở giáo dục (Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền hợp pháp): Kiểm tra toàn bộ hồ sơ học bạ số của lớp học, thực hiện ký số cá nhân với tư cách người duyệt học bạ.
4. Xác thực bằng chữ ký số tổ chức: Cuối cùng, cơ sở giáo dục tiến hành phát hành và đóng chữ ký số của nhà trường (chữ ký số pháp nhân) lên toàn bộ học bạ số. Chữ ký số tổ chức này thể hiện trách nhiệm pháp lý cao nhất của nhà trường đối với tính toàn vẹn và hợp pháp của hồ sơ.

Cấm tuyệt đối việc đòi hỏi thêm Học bạ giấy khi đã có Học bạ số

Nhằm giải quyết triệt để tình trạng "một cửa hai thủ tục" hoặc thói quen lạm dụng giấy tờ gây khó khăn cho người dân, khoản 3 Điều 12 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT đã đưa ra một quy định mang tính mệnh lệnh hành chính rất rõ ràng:

"Khi học bạ số, bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng đầy đủ điều kiện hợp pháp, các cơ quan, tổ chức, cơ sở giáo dục tiếp nhận TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC YÊU CẦU người học hoặc phụ huynh nộp thêm học bạ giấy dưới bất kỳ hình thức nào, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác."

Quy định mang tính bước ngoặt này trực tiếp hiện thực hóa các mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy mạnh liên thông dữ liệu giữa các cấp học và các cơ quan quản lý nhà nước. Phụ huynh khi làm thủ tục chuyển trường cho con hoặc nộp hồ sơ xét tuyển đại học chỉ cần cung cấp mã số định danh học sinh hoặc đường liên kết trích lục điện tử, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí công chứng hay đi lại xin xác nhận.

Xử lý chuyển tiếp đối với Học bạ giấy được lập trước ngày 08/10/2026

Đối với những câu hỏi thắc mắc liên quan đến số phận của hàng triệu cuốn học bạ giấy đã được phát hành trong các năm học trước, quy định chuyển tiếp tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT đã nêu rõ:

Tất cả các học bạ giấy được lập trước ngày 08/10/2026 vẫn tiếp tục giữ nguyên giá trị pháp lý sử dụng suốt đời đối với người học. Các cơ quan giáo dục có trách nhiệm tiếp nhận và công nhận các học bạ giấy này theo quy định hiện hành mà không bắt buộc người học phải làm thủ tục số hóa ngược lại các năm học cũ, ngoại trừ các trường hợp địa phương thực hiện đợt số hóa dữ liệu lịch sử theo kế hoạch chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Tóm lại, sự ra đời của Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT chính là cột mốc đánh dấu sự kết thúc của thời kỳ quản lý hồ sơ học tập thủ công cồng kềnh. Việc chuyển đổi sang học bạ số không chỉ nâng cao hiệu quả quản trị giáo dục minh bạch mà còn đem lại lợi ích thiết thực, tạo thuận lợi tối đa cho học sinh và phụ huynh trong kỷ nguyên số hóa.