Trong công tác quản trị tài chính và kế toán tại các doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần, việc quản lý chặt chẽ các loại ấn chỉ, chứng từ có mệnh giá hoặc hóa đơn là nhiệm vụ sống còn. Việc lập báo cáo số lượng tồn chứng từ cuối kỳ chưa sử dụng không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sử dụng tài sản mà còn là căn cứ quan trọng để thực hiện các nghĩa vụ báo cáo với cơ quan thuế theo quy định hiện hành.

Tầm quan trọng của việc báo cáo tồn chứng từ cuối kỳ

Báo cáo tồn chứng từ (hay còn gọi là bảng kê ấn chỉ tồn) là một thủ tục kiểm soát nội bộ nhằm xác định chính xác số lượng chứng từ, hóa đơn còn lại trong kho hoặc tại các bộ phận sử dụng. Tại thời điểm năm 2019, khi việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang trong lộ trình triển khai, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in. Do đó, việc đối soát số quyển, số thứ tự từ số đến số là cực kỳ quan trọng để tránh thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.

Căn cứ pháp lý và quy định hiện hành năm 2019

Hoạt động quản lý hóa đơn, chứng từ trong giai đoạn này được điều chỉnh trực tiếp bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC: "Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn."

Việc lập bảng kê chi tiết các số hóa đơn, chứng từ chưa sử dụng là bước đệm bắt buộc để hoàn thiện Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC).

Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng kê ấn chỉ tồn

Để đảm bảo tính chính xác, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Kiểm kê thực tế: Mở kho ấn chỉ, kiểm tra các quyển hóa đơn, chứng từ chưa xé khỏi cuống.
• Bước 2: Đối chiếu sổ sách: So sánh số lượng thực tế với sổ theo dõi nhập - xuất ấn chỉ của bộ phận kho và kế toán.
• Bước 3: Ghi nhận thông tin: Điền đầy đủ các thông tin vào bảng kê bao gồm: Ký hiệu mẫu, Tên ấn chỉ, Ký hiệu, Từ số... đến số..., và Số lượng tồn thực tế.

Thời hạn nộp báo cáo và những lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (bao gồm cả thông tin tồn cuối kỳ) để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

• Quý I: Chậm nhất là ngày 30/4.
• Quý II: Chậm nhất là ngày 30/7.
• Quý III: Chậm nhất là ngày 30/10.
• Quý IV: Chậm nhất là ngày 30/1 của năm sau.

Nếu doanh nghiệp mới thành lập hoặc thuộc diện rủi ro cao về thuế, thời hạn báo cáo có thể theo tháng thay vì theo quý. Việc nộp chậm báo cáo có thể dẫn đến mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy theo thời gian chậm nộp theo quy định tại các nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Hy vọng mẫu báo cáo và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp các bạn kế toán thực hiện công việc một cách trôi chảy và đúng quy định pháp luật.