Tầm quan trọng của Bảng kê hóa đơn chứng từ mua vào trong hồ sơ hoàn thuế

Đối với các doanh nghiệp tư nhân, việc quản lý và tập hợp hóa đơn đầu vào không chỉ đơn thuần là phục vụ công tác kế toán nội bộ mà còn là điều kiện tiên quyết để thực hiện các thủ tục hoàn thuế Giá trị gia tăng (GTGT). Trong bối cảnh các quy định về quản lý thuế ngày càng chặt chẽ vào năm 2019, việc lập Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào một cách chuẩn xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có, từ đó rút ngắn thời gian thẩm định hồ sơ của cơ quan thuế.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc lập bảng kê năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động về quản lý thuế và hoàn thuế GTGT được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản quan trọng sau:

• Thông tư 156/2013/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.
• Thông tư 99/2016/TT-BTC: Hướng dẫn về quản lý hoàn thuế giá trị gia tăng.
• Các quy định về hóa đơn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Mặc dù từ sau Thông tư 119/2014/TT-BTC, doanh nghiệp không còn phải nộp bảng kê mua vào, bán ra kèm theo tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý, nhưng đối với hồ sơ đề nghị hoàn thuế, bảng kê này vẫn là một thành phần bắt buộc để cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.

Hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin trên bảng kê

Để đảm bảo tính hợp lệ, kế toán cần lưu ý các chỉ tiêu sau trên mẫu bảng kê:

• Chỉ tiêu [01]: Ghi rõ kỳ phát sinh khoản đề nghị hoàn thuế (ví dụ: từ tháng 01/2019 đến tháng 05/2019).
• Cột (2), (3), (4): Ghi chính xác mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn. Đây là thông tin quan trọng nhất để cơ quan thuế tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử hoặc đối chiếu hóa đơn giấy.
• Cột (6): Tên người bán phải khớp hoàn toàn với thông tin trên hóa đơn và đăng ký kinh doanh của đối tác.
• Cột (9): Giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào chưa có thuế. Lưu ý không bao gồm các khoản chi phí không được khấu trừ theo quy định.
• Cột (11): Số thuế GTGT đầu vào tương ứng.

Mẫu Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào

Dưới đây là mẫu bảng kê chuẩn được sử dụng kèm theo Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu Ngân sách nhà nước:

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO

(Kèm theo Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu NSNN số ... ngày ... tháng... năm...)

[01] Kỳ phát sinh khoản đề nghị hoàn: từ....đến...

[02] Tên người nộp thuế: ........................................................................

[03] Mã số thuế: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]

[04] Tên đại lý thuế (nếu có): ........................................................................

[05] Mã số thuế đại lý: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]

Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam

STT	Hoá đơn, chứng từ, biên lai nộp thuế			Ngày, tháng, năm phát hành	Tên người bán	Mã số thuế người bán	Mặt hàng	Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế	Thuế suất (%)	Thuế GTGT	Ghi chú
	Mẫu số	Ký hiệu	Số
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)	(11)	(12)
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...
Tổng cộng								...		...

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ THUẾ (Ký, ghi rõ họ tên, số chứng chỉ)

Ngày ...... tháng ...... năm ...... NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP (Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu)

Những lưu ý "vàng" để hồ sơ hoàn thuế không bị bác bỏ

Trong quá trình thực hiện tại doanh nghiệp tư nhân, kế toán cần đặc biệt lưu tâm đến các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, số thuế này sẽ không được hoàn.
2. Tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa, phải đầy đủ các tiêu thức bắt buộc. Đặc biệt lưu ý các hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc tạm ngừng hoạt động.
3. Thời hạn kê khai: Dù năm 2019 đã bãi bỏ thời hạn 6 tháng đối với việc kê khai hóa đơn bỏ sót, nhưng để hoàn thuế, hóa đơn phải được kê khai vào đúng kỳ phát sinh hoặc kỳ đề nghị hoàn.

Việc chuẩn bị một Bảng kê hóa đơn chứng từ mua vào chi tiết, sạch sẽ và chính xác không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bộ phận kế toán mà còn là lời khẳng định về tính minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp tư nhân trước cơ quan quản lý nhà nước.