Trong đời sống xã hội và các giao dịch dân sự, việc ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện một hoặc một số công việc là nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến nhiều người băn khoăn là: Giấy ủy quyền có bắt buộc công chứng không? Việc nhầm lẫn giữa "công chứng" và "chứng thực" có thể dẫn đến những sai sót về mặt thủ tục, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết vấn đề này dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến tháng 10/2021.

Thủ tục ủy quyền cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hình thức (ảnh minh họa)

1. Giấy ủy quyền là gì? Phân biệt với Hợp đồng ủy quyền

Hiện nay, hệ thống pháp luật Việt Nam, cụ thể là Bộ luật Dân sự 2015, không đưa ra định nghĩa trực tiếp về "Giấy ủy quyền". Thay vào đó, pháp luật tập trung điều chỉnh về hình thức "Hợp đồng ủy quyền".

Về bản chất, Giấy ủy quyền được hiểu là hành vi pháp lý đơn phương của người ủy quyền. Trong đó, người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện các công việc nhất định. Điểm khác biệt lớn nhất là Giấy ủy quyền thường không yêu cầu sự ký tên xác nhận của bên nhận ủy quyền tại thời điểm lập, trong khi Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa hai bên.

Mặc dù không có định nghĩa chung, nhưng thuật ngữ này vẫn xuất hiện rải rác trong các văn bản chuyên ngành. Ví dụ, tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 quy định việc ủy quyền tiến hành các thủ tục xác lập quyền phải được lập thành giấy ủy quyền. Hay trong lĩnh vực giao thông, việc mua bán xe đồng sở hữu cũng yêu cầu phải có giấy ủy quyền của các chủ sở hữu còn lại.

Theo Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015: "Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự." Như vậy, Giấy ủy quyền chính là một dạng hành vi pháp lý đơn phương.

2. Giấy ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?

Đây là nội dung quan trọng nhất mà người dân cần lưu ý. Theo quy định của Luật Công chứng 2014, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Đối với Giấy ủy quyền (hành vi đơn phương), pháp luật không quy định thủ tục "công chứng" mà thay vào đó là thủ tục "chứng thực chữ ký".

Cụ thể, theo điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được áp dụng đối với các trường hợp:

• Ủy quyền không có thù lao;
• Không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền;
• Không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Kết luận: Giấy ủy quyền không bắt buộc công chứng nhưng cần được chứng thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý khi thực hiện các giao dịch với bên thứ ba hoặc cơ quan nhà nước.

Người dân thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại cơ quan hành chính (ảnh minh họa)

3. Các trường hợp cụ thể được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Để hướng dẫn chi tiết Nghị định 23, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư 01/2020/TT-BTP. Tại khoản 2 Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP, các trường hợp được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền bao gồm:

• Nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ (trừ trường hợp pháp luật cấm ủy quyền);
• Nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp xã hội;
• Nhờ trông nom nhà cửa, quản lý tài sản đơn thuần;
• Vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội đối với hộ gia đình.

Đối với các giao dịch phức tạp hơn như mua bán nhà đất, tặng cho tài sản, các bên bắt buộc phải lập Hợp đồng ủy quyền và thực hiện công chứng theo đúng quy định.

4. Thủ tục chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền năm 2021

Trình tự thực hiện chứng thực chữ ký khá đơn giản và nhanh chóng, thường được giải quyết ngay trong ngày làm việc.

4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị

Người yêu cầu chứng thực cần mang theo các giấy tờ sau:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
• Giấy ủy quyền đã soạn sẵn nội dung (nhưng chưa được ký trước);
• Các giấy tờ chứng minh nội dung ủy quyền (Sổ hưu trí, thông báo trợ cấp, giấy tờ xe...).

4.2 Cơ quan có thẩm quyền thực hiện

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực thuộc về:

• Phòng Tư pháp cấp huyện;
• Ủy ban nhân dân cấp xã;
• Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài;
• Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng).

4.3 Lệ phí thực hiện

Mức phí chứng thực chữ ký hiện nay rất thấp, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân:

• Tại cơ quan trong nước: 10.000 đồng/trường hợp (tính trên mỗi chữ ký cần chứng thực).
• Tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: 10 USD/bản.

5. Mẫu Giấy ủy quyền chuẩn pháp lý năm 2021

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền thông dụng, đáp ứng các yêu cầu về mặt pháp lý để người dân tham khảo:

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn làm rõ vấn đề Giấy ủy quyền có bắt buộc công chứng không. Việc nắm vững các quy định về chứng thực chữ ký sẽ giúp bạn thực hiện các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng và đúng luật.