Việc sở hữu nhiều sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ gây khó khăn trong việc quản lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hưởng các chế độ sau này của người lao động. Nhằm tối ưu hóa quy trình hành chính, TP. HCM đã đưa ra những điều chỉnh quan trọng trong hồ sơ gộp sổ BHXH.

Hồ sơ gộp sổ BHXH: Những thay đổi cần cập nhật ngay

Theo hướng dẫn mới nhất, tùy vào đối tượng là người đang tham gia hay người đang bảo lưu mà thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định. Việc chuẩn bị đúng và đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và Quyết định 505/QĐ-BHXH là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được tiếp nhận.

1. Đối với người lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị

• Phiếu giao nhận hồ sơ 600o: Đây là mẫu phiếu mới nhất được ban hành kèm theo thông báo điều chỉnh.
• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Người lao động cần kê khai đầy đủ, chính xác. Đặc biệt, nếu thông tin chưa được đồng bộ mã số BHXH, cần kê khai thêm thông tin hộ gia đình và đính kèm bản sao CCCD/CMND.
• Tất cả các sổ BHXH hiện có: Bao gồm cả sổ gốc và các tờ rời liên quan.

2. Đối với người lao động đang bảo lưu thời gian đóng BHXH

• Phiếu giao nhận hồ sơ 605b: Áp dụng riêng cho đối tượng đang ngừng đóng và bảo lưu thời gian.
• Mẫu TK1-TS: Tương tự như trường hợp trên, việc kê khai thông tin định danh là bắt buộc để rà soát mã số trên hệ thống dữ liệu quốc gia.
• Các sổ BHXH đề nghị gộp: Người lao động có thể nộp hồ sơ tại bất kỳ cơ quan BHXH nào trên toàn quốc.

Quy trình thực hiện gộp sổ BHXH tại TP. HCM

Quy trình này được thực hiện chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu đóng bảo hiểm. Cụ thể:

1. Bước 1: Người lao động lập hồ sơ theo hướng dẫn nêu trên và nộp cho đơn vị sử dụng lao động (nếu đang làm việc) hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH (nếu đang bảo lưu).
2. Bước 2: Đơn vị sử dụng lao động tập hợp hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý trực tiếp.
3. Bước 3: Cơ quan BHXH thực hiện rà soát, đối chiếu dữ liệu trên hệ thống. Nếu thông tin khớp đúng, cơ quan BHXH sẽ thực hiện gộp quá trình đóng vào một mã số duy nhất và cấp lại sổ BHXH mới (hoặc tờ rời mới).

"Mỗi người tham gia BHXH chỉ được cấp một mã số BHXH duy nhất. Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn thiện căn cứ dữ liệu, in tờ rời sổ BHXH ghi quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH đã thu hồi vào sổ BHXH mới."

Việc tuân thủ đúng quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 về quản lý sổ bảo hiểm sẽ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi tối đa, tránh những rắc rối khi giải quyết chế độ hưu trí hoặc bảo hiểm thất nghiệp sau này. TP. HCM đã chính thức áp dụng quy trình và các mẫu phiếu giao nhận hồ sơ mới này, người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện đúng quy định.