Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản trị tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, nhiều quy định về thủ tục hành chính đã thay đổi, khiến không ít kế toán lúng túng về việc có cần duy trì Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử hay không.

1. Có bắt buộc phải lập Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế?

Trước đây, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng và gửi cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, quy định này đã có sự thay đổi căn bản.

Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) gửi đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh... đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử."

Như vậy, về mặt thủ tục hành chính với cơ quan thuế, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải nộp văn bản mang tên "Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử" như trước đây. Thay vào đó, việc gửi Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và được cơ quan thuế chấp nhận chính là căn cứ pháp lý cao nhất để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn.

2. Tại sao doanh nghiệp vẫn nên ban hành Quyết định nội bộ?

Mặc dù không phải nộp cho cơ quan thuế, nhưng việc ban hành một Quyết định nội bộ về việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn được các chuyên gia pháp lý khuyến nghị. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Xác lập trách nhiệm: Phân công rõ ràng bộ phận nào chịu trách nhiệm khởi tạo, bộ phận nào duyệt và lưu trữ hóa đơn.
• Quy trình hóa: Cụ thể hóa quy trình xử lý hóa đơn sai sót, quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Kiểm soát rủi ro: Đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ.

3. Nội dung trọng tâm của Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử nội bộ

Một bản Quyết định nội bộ chuyên nghiệp cần bao gồm các nội dung sau:

• Căn cứ pháp lý: Dẫn chiếu trực tiếp Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123 và Thông tư 78.
• Hệ thống phần mềm: Tên đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (ví dụ: VNPT, Viettel, MISA...).
• Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Phân quyền: Danh sách các cá nhân được quyền ký số và xuất hóa đơn.

4. Mẫu Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử tham khảo

Dưới đây là khung mẫu Quyết định nội bộ mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong báo cáo thuế mà còn hạn chế tối đa các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính. Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn sâu hơn về quy trình triển khai, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.