Trong hoạt động kinh doanh của công ty hợp danh, hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán quan trọng mà còn là căn cứ để thực hiện các nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng hóa đơn bị mất, cháy hoặc hỏng. Nếu không xử lý kịp thời và đúng quy định, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những khoản phạt hành chính không hề nhỏ.

Quy trình báo cáo khi phát hiện hóa đơn bị mất, cháy, hỏng

Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi công ty hợp danh phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (dù đã lập hay chưa lập), bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải thực hiện báo cáo với cơ quan thuế.

Cụ thể, doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG. Thời hạn thực hiện việc này là chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ theo quy định, thời hạn sẽ được tính sang ngày làm việc tiếp theo.

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế... nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp... chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn."

Cách xử lý đối với hóa đơn liên 2 bản gốc đã lập

Một tình huống phổ biến là người bán hoặc người mua làm mất liên 2 của hóa đơn bản gốc (liên giao cho khách hàng). Trong trường hợp này, quy trình xử lý cần sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên:

• Lập biên bản ghi nhận: Hai bên phải lập biên bản ghi rõ sự việc, nêu rõ hóa đơn liên 1 đã được người bán khai, nộp thuế vào tháng nào.
• Xác nhận của người đại diện: Biên bản phải có chữ ký, họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu hợp lệ.
• Sao chụp và xác nhận: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao để giao cho người mua.

Người mua hoàn toàn có thể sử dụng bản sao hóa đơn này kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế hợp lệ. Tuy nhiên, cả người bán và người mua đều phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng này.

Trách nhiệm của bên thứ ba và mức xử phạt

Trong nhiều trường hợp, hóa đơn bị mất khi đang trong quá trình vận chuyển bởi một đơn vị chuyển phát hoặc bên thứ ba. Lúc này, trách nhiệm sẽ được xác định dựa trên hợp đồng thuê mướn giữa các bên. Nếu bên thứ ba làm mất, cơ quan chức năng sẽ căn cứ vào việc bên đó do người bán hay người mua thuê để xác định đối tượng chịu trách nhiệm chính và thực hiện xử phạt theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.

Việc chủ động nắm bắt các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ giúp các công ty hợp danh tự tin hơn trong việc xử lý các sự cố về chứng từ, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh.