Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh sai sót khi lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào người bán cũng có thể tùy tiện hủy bỏ hóa đơn đã phát hành. Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP là yếu tố then chốt để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý không đáng có.

Các trường hợp "vàng" được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được thực hiện hủy hóa đơn trong 02 trường hợp cụ thể sau:

• Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót.
• Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Lưu ý rằng, việc hủy hóa đơn phải được thực hiện chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính minh bạch và khớp đúng dữ liệu với cơ quan quản lý.

Quy trình thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai chuẩn pháp lý

Tùy vào từng tình huống cụ thể, thủ tục thực hiện sẽ có những bước khác biệt mà kế toán cần đặc biệt lưu tâm:

1. Đối với hóa đơn có mã chưa gửi cho người mua

Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Sau đó, lập hóa đơn mới, ký số và gửi lại cơ quan thuế để cấp mã thay thế.

2. Đối với trường hợp hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ

Nếu đã thu tiền trước và lập hóa đơn nhưng sau đó hợp đồng bị hủy bỏ, người bán thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm kế toán và đồng thời gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

Chậm trễ hủy hóa đơn: Mức phạt có thể lên đến 8 triệu đồng?

Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan trong việc tuân thủ thời hạn hủy hóa đơn. Tuy nhiên, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về hủy, tiêu hủy hóa đơn sẽ bị xử phạt rất nghiêm khắc:

"Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên; Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật..."

Bên cạnh đó, mức phạt cảnh cáo chỉ áp dụng cho trường hợp chậm từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ. Do đó, sự cẩn trọng và chính xác trong quản lý hóa đơn không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là trách nhiệm pháp lý của mỗi doanh nghiệp.